Fitur Workflow disini berguna untuk mempermudah anda dalam pengisian data disemua modul di CRM Barantum.
Dan untuk settingan workflow ini hanya bisa dilakukan oleh user Admin.
Berikut langkah pembuatannya:
- Anda bisa ke Settings (1), lalu scroll ke menu Automations dan pilih Workflow (2)
- Jika sudah masuk ke menu Workflow, anda bisa lihat kanan atas lalu klik +Workflow
- Pada tahap 1 General Data
- Workfow Name: isi nama workflow anda
- Teams To: Workflow ini jalan untuk ke team mana, anda bisa memilih all teams agar berlaku ke semua team
- Assign To: ingin di tuju ke user siapa, anda bisa memilih all users agar berlaku ke semua user
- Status buat active jika ingin menjalankan workflow, jika tidak bisa deactive
- Description: penjelasan workflow tersebut
- Jika sudah anda bisa ke Next Step untuk ke tahap selanjutnya
- Tahap 2 Conditions, pada tahap ini memungkinkan anda untuk membuat kondisi awal agar workflow tersebut berjalan
- Run On: Data tersebut berjalan untuk data baru atau ketika edit data
- Module: pilih modul yang anda tuju, disini kami mengambil contoh modul Tickets
- Kondisi field mana yang akan untuk pengisian data tersebut, disini kami mengambil contoh Status
- Kami memilih IS, dan ada beberapa opsi seperti Is Not, Is Empty, Is Not Empty dan lain lain untuk menunjang kondisi workflow anda
- Disini kami memilih In Progress
Dengan kondisi diatas jadi kami menyimpulkan untuk data baru, dengan status tiket In progress
- Jika sudah anda bisa ke Next Step untuk ke tahap selanjutnya
- Tahap 3 Action Module, pada tahap ini anda akan mendapatkan efek dari kondisi ditahap 2
- Run On: Data tersebut berjalan untuk menjadikan data baru atau edit data ketika data tersebut terbuat secara otomatis berubah
- Module: pilih modul yang anda tuju, disini kami mengambil contoh modul Tickets (anda juga bisa memilih modul lain)
- Select field: disini kami ingin aksi apa dari kategori, kami memilih field Ticket Owner
- Kami memilih IS, dan ada beberapa opsi seperti Is Not, Is Empty, Is Not Empty dan lain lain untuk menunjang kondisi workflow anda
- Disini memilih apa yang terisi dari poin 3, yaitu ticket owner kami mengambil contoh ownernya Testing baru
- Logo + disini anda bisa menambahkan aksi di module yang sama
- Anda bisa aktifkan Webhook jika ada, jika tidak bisa dimatikan saja
- +Add New Actions berguna aksi apa lagi yang ingin anda tambahkan bisa dari modul lain
Dengan kondisi diatas jadi kami menyimpulkan untuk data baru, dengan status tiket In progress maka owner nya akan secara otomatis ke Testing baru
- Jika sudah anda bisa ke Next Step untuk ke tahap selanjutnya
- Tahap 4 Approval, ini digunakan jika dibutuhkan approval jika ada perubahan data ke PIC yang anda tunjuk
- Require Approval: bisa Yes atau No untuk membuat approval
- User Approval ada 2 opsi, All Selected Must Approve = Semua user harus menyetujui dan One of the chosen approve = Boleh hanya salah satu user menyetujui
- Pilih user yang dapat approve untuk workflow ini
- Jika anda centang, maka anda bisa memilih team mana yang bisa approve juga
- Setelah poin 4 dicentang maka anda memilih Team mana yang bisa approve
- Jika sudah anda bisa Submit
- Maka Workflow anda sudah jadi
- Berikut kami test pembuatan Ticket dengan kondisi yang sudah dibuat
- Kondisi Status = In progress, Owner tidak diubah yang buat user Demo, lalu Save
- Berikut hasilnya, seperti diset diatas ownernya secara otomatis menjadi Testing baru
FAQ
Q1: Apa fungsi dari fitur Workflow di Barantum CRM?
A1: Workflow berfungsi untuk mempermudah pengisian data secara otomatis di semua modul CRM Barantum.
Q2: Siapa yang dapat mengatur atau membuat Workflow di Barantum?
A2: Pengaturan Workflow hanya dapat dilakukan oleh user Admin.
Q3: Bagaimana cara membuat Workflow baru?
A3: Masuk ke Settings > Automations > Workflow, lalu klik +Workflow di kanan atas untuk mulai membuat Workflow baru.
Q4: Apa saja yang perlu diisi pada tahap “General Data”?
A4:
- Workflow Name: isi nama workflow.
- Teams To: tentukan team yang akan dikenai workflow.
- Assign To: tentukan user tujuan.
- Status: pilih Active untuk menjalankan atau Deactive untuk menonaktifkan.
- Description: tuliskan penjelasan workflow.
Q5: Apa yang dilakukan pada tahap “Conditions”?
A5: Tahap ini menentukan kondisi awal agar workflow berjalan.
Anda dapat memilih:
- Run On (data baru atau edit data),
- Module (contoh: Tickets),
- Field dan nilai kondisinya (misal: Status = In Progress).
Q6: Apa fungsi dari tahap “Action Module”?
A6: Tahap ini menentukan aksi yang terjadi jika kondisi di tahap 2 terpenuhi.
Anda bisa memilih modul, field yang berubah, dan nilai barunya.
Contoh: jika status tiket = In Progress, maka Ticket Owner otomatis berubah menjadi Testing baru.
Q7: Apa yang dimaksud dengan “Webhook” dan “Add New Actions” di tahap Action Module?
A7:
- Webhook digunakan jika Anda ingin menghubungkan workflow dengan sistem eksternal.
- +Add New Actions berfungsi untuk menambahkan aksi tambahan, bisa dari modul lain.
Q8: Apa fungsi dari tahap “Approval”?
A8: Tahap ini digunakan jika workflow memerlukan persetujuan (approval) dari user tertentu sebelum berjalan.
Q9: Apa saja opsi Approval yang tersedia?
A9:
- Require Approval: pilih Yes atau No.
- User Approval:
- All Selected Must Approve → semua user yang dipilih harus menyetujui.
- One of the chosen approve → cukup satu user yang menyetujui.
- Anda juga bisa memilih Team yang memiliki hak untuk melakukan approval.
Q10: Bagaimana cara mengetahui apakah workflow berhasil dijalankan?
A10: Buat data baru sesuai kondisi yang ditentukan. Jika workflow berhasil, maka field yang ditetapkan (misalnya Owner) akan otomatis berubah sesuai pengaturan.
Apakah pertanyaan Anda terjawab?
Jangan sungkan hubungi tim kami melalui Barantum Support Center
Whatsapp Kami