Membuat Penawaran (Quotation) di Barantum CRM
Susun dokumen penawaran harga untuk pelanggan dari data deal, lengkap dengan produk, diskon, dan pajak, lalu ajukan persetujuannya di Barantum CRM.
Penawaran (quotation) adalah dokumen harga yang Anda kirim ke pelanggan. Di Barantum CRM, penawaran disusun di studio penawaran: isinya bisa diambil dari deal, lalu diajukan untuk persetujuan sebelum diunduh sebagai PDF.
Sebelum memulai
- Modul Penawaran aktif di paket akun Anda.
- Deal untuk pelanggan tersebut sudah ada, lengkap dengan organisasi, kontak, dan produknya.
- Produk yang akan ditawarkan sudah terdaftar di master produk. Baris item tanpa produk master tidak bisa disimpan.
- Jika peran Anda Employee, produk ditambahkan dari deal. Tombol katalog produk, aksi baris item, dan Simpan sebagai templat hanya tersedia untuk Admin.
Langkah-langkah
- Buka menu CRM di navbar atas, lalu pilih Penawaran.
- Klik tombol + Penawaran di kanan atas daftar penawaran.
Langkah 2: Tombol + Penawaran di daftar penawaran
- Studio penawaran terbuka dengan dokumen kosong. Klik Tarik dari Deal.
Langkah 3: Studio penawaran dan tombol Tarik dari Deal
Catatan: Jika peran Anda Employee, studio langsung meminta Anda memilih templat (Pilih templat penawaran, langkah 1 dari 2), lalu deal (Pilih deal, langkah 2 dari 2). Pilih templat, klik Pakai templat, lalu lanjutkan ke langkah 4.
- Pilih deal pelanggan. Gunakan kolom pencarian untuk mencari nama deal, organisasi, atau kontak.
- Klik Gunakan deal ini.
Langkah 4-5: Jendela Tarik dari Deal
- Periksa tabel item penawaran. Organisasi, kontak, dan produk dari deal sudah terisi. Ubah Qty, Harga satuan, atau Diskon langsung di kertas bila perlu. Admin dapat menambah produk lewat Dari katalog produk.
Langkah 6: Item penawaran terisi dari deal
- Lengkapi bagian lain lewat panel Blok dokumen di kiri, misalnya Data penawaran, Ringkasan nilai (pajak), dan Syarat & ketentuan. Klik nama blok untuk membuka pengaturannya di panel kanan.
- Klik Ajukan persetujuan di kanan atas.
Langkah 8: Tombol Ajukan persetujuan
Hasil: Muncul pesan "Penawaran tersimpan dan diajukan untuk persetujuan", lalu Anda kembali ke daftar penawaran. Penawaran baru tampil di daftar dan menunggu persetujuan.
Tips: Penawaran diunduh sebagai PDF dari halaman detailnya setelah disetujui penuh, bukan dari studio.
Troubleshooting
- Masalah: tombol Ajukan persetujuan tidak bisa diklik. Arahkan kursor ke tombol untuk melihat alasannya. Penyebab umum: belum ada item penawaran, ada baris yang belum tertaut produk master, kontak penerima diketik manual (bukan dipilih dari daftar CRM), atau field wajib masih kosong.
- Masalah: muncul peringatan "Belum tertaut produk master — tidak akan tersimpan". Pilih produknya lewat Dari katalog produk lalu hapus baris tersebut. Jika Anda Employee, tarik ulang deal lewat Tarik dari Deal atau minta Admin menghapus barisnya.
- Masalah: butir syarat & ketentuan hilang saat penawaran dibuka lagi. Butir syarat tidak tersimpan bersama data penawaran. Minta Admin menyimpannya lewat Simpan sebagai templat agar bisa dipakai ulang.