Menggabungkan Data Duplikat (Merge) di Barantum CRM
Satukan beberapa data ganda, misalnya kontak yang tercatat dua kali oleh sales berbeda, menjadi satu record tanpa kehilangan aktivitasnya.
Gunakan Merge Data untuk menyatukan beberapa data yang sebenarnya sama, misalnya satu organisasi yang dicatat dua kali dengan ejaan berbeda oleh sales yang berbeda. Hasilnya satu record utama, dan aktivitas serta relasi dari data lain dipindahkan ke record tersebut.
Sebelum memulai
- Fitur ini tersedia di modul Lead, Kontak, Organisasi, Deal, Tiket, Pertemuan, dan Produk. Panduan ini memakai modul Kontak sebagai contoh; langkahnya sama di modul lain.
- Jumlah data yang bisa digabung sekaligus, termasuk record utama:
Modul | Maksimal data per penggabungan |
Lead, Deal, Produk | 3 data |
Kontak, Organisasi, Tiket, Pertemuan | 4 data |
- Dari daftar modul, tombol Merge Data hanya muncul saat Anda mencentang 2 atau 3 data. Data ke-4 (bila modulnya mengizinkan) ditambahkan di halaman penggabungan.
Peringatan: Data selain record utama akan dihapus permanen setelah digabung dan tidak bisa dikembalikan. Periksa pilihan Anda sebelum menyelesaikan penggabungan.
Langkah-langkah
- Buka menu CRM > Kontak.
- Centang kotak di sebelah kiri data yang ingin digabung. Data yang Anda centang pertama akan menjadi record utama.
- Klik Merge Data di bilah aksi.
Langkah 2–3: Centang data lalu klik Merge Data
- Di halaman Gabung Kontak, periksa kolom kiri. Record utama ditandai Record Utama (4a), dan data yang akan digabung tampil di bawah Gabungkan kontak berikut (4b). Klik Tambah kontak untuk menambah data lain, atau klik ikon silang untuk mengeluarkan data dari daftar.
Langkah 4: Halaman Gabung Kontak
- Di kolom tengah, pilih nilai yang dipakai untuk setiap field. Field yang nilainya berbeda ditandai Beda. Anda bisa:
- klik salah satu tombol di Pakai semua nilai dari: untuk memakai semua nilai dari satu data, atau Yang ada isinya untuk mengambil nilai record utama dan mengisi field kosong dari data lain (5a);
- klik baris nilai milik data tertentu pada field tersebut (5b);
- isi Nilai sendiri jika tidak ada nilai yang tepat (5c).
Langkah 5: Memilih nilai yang dipakai per field
- Periksa kolom Hasil Merge di kanan. Ringkasan menampilkan jumlah konflik nilai dan field yang sudah dipilih, beserta pratinjau record hasil (6).
Langkah 6: Ringkasan dan pratinjau Hasil Merge
- Klik Selesaikan Merge di kanan atas.
- Pada pop-up Gabungkan record ini?, klik Ya, Gabungkan.
Langkah 8: Pop-up konfirmasi Gabungkan record ini?
Hasil: Muncul notifikasi bahwa data berhasil digabungkan. Record utama memakai nilai yang Anda pilih, aktivitas dan relasi data lain pindah ke record utama, dan data lain terhapus.
Menggabungkan dari halaman detail
Anda juga bisa memulai dari data yang sedang dibuka. Data tersebut otomatis menjadi record utama.
- Buka detail data, lalu klik ikon titik tiga di kanan atas (1).
- Pilih Gabung Kontak (2). Nama menu mengikuti modulnya, misalnya Gabung Prospek atau Gabung Organisasi.
- Pilih data yang akan digabung di kolom kiri, lalu lanjutkan dari langkah 5 di atas.
Gambar 1: Menu Gabung Kontak di halaman detail kontak
Tips: Centang Sembunyikan field yang sama di kolom tengah agar hanya field yang berbeda yang tampil.
Troubleshooting
Masalah: tombol Merge Data tidak muncul. Tombol hanya tampil jika Anda mencentang 2 atau 3 data. Kurangi atau tambah pilihan Anda.
Masalah: tombol Selesaikan Merge tidak bisa diklik. Belum ada data lain yang dipilih, atau masih ada field yang belum diberi nilai. Pilih minimal satu data di kolom kiri dan lengkapi pilihan di kolom tengah.
Masalah: muncul pesan bahwa hanya sebagian data yang bisa digabung. Jumlah data melebihi batas modul. Data terakhir di luar batas tidak ikut digabung; gabungkan data tersebut di proses berikutnya.
Masih bermasalah? Hubungi kami lewat live chat di pojok kanan bawah support.barantum.com atau email support@barantum.com.