Menghitung Estimasi Biaya WhatsApp dari Laporan BarantumChat

Kartu Total Respon Chat (Agent vs Customer) di Laporan Analitik menghitung berapa banyak balasan WhatsApp yang dikenai biaya, lalu menampilkan perkiraan biayanya. Pakai panduan ini untuk menyusun anggaran WhatsApp per bulan atau membandingkan biaya antarperiode.

Mengenal kartu Total Respon Chat

Total Respon Chat (Agent vs Customer) adalah kartu di Laporan Analitik BarantumChat, tab General. Kartu ini menghitung semua bubble chat pada periode yang dipilih, lalu memisahkannya menjadi balasan agent, pesan pelanggan, dan balasan bot. Dari angka itu, sistem memperkirakan biaya WhatsApp yang akan dikeluarkan.

Gambar 1: Kartu Total Respon Chat (Agent vs Customer)

Kartu ini terdiri dari tiga bagian:

1. Angka ringkasan (1): lima angka utama.
   • Total Respon: semua bubble dari agent, pelanggan, dan bot.
   • Respon by Agent: bubble yang dikirim agent (manusia).
   • Respon by Customer: bubble yang dikirim pelanggan. Bertanda tidak pernah ditagih.
   • Selisih Bot: bubble chatbot dan autoresponder, seperti greeting, menu, auto-reply, dan pesan di luar jam kerja. Bertanda ditagih (WhatsApp).
   • Response WA yang dikenai charge: jumlah balasan WhatsApp yang dihitung biayanya, setelah pesan gratis dikurangi.
2. Estimasi Biaya WhatsApp API (2): total perkiraan biaya pada periode itu, beserta perkiraan biaya per hari. Bagian ini hanya muncul jika channel WhatsApp ikut dalam filter.
3. Tabel rincian (3): angka yang sama dipecah per hari, minggu, atau bulan, lengkap dengan kolom Biaya. Klik Grafik untuk melihatnya sebagai grafik.

Setiap angka juga dibandingkan dengan periode sebelumnya yang panjangnya sama, misalnya "↑ 9,5% dari 26 hari sebelumnya".

Tips: Arahkan kursor ke ikon i di samping judul kartu atau judul kolom untuk membaca cara hitungnya.

Alur menghitung estimasi biaya

Alurnya ada empat tahap: tiga di Laporan Analitik, satu di file Excel.

Gambar 2: Alur menghitung estimasi biaya WhatsApp

1. Filter kartu. Tentukan periode yang ingin dihitung dan pilih channel WhatsApp saja. Filter ini penting karena hanya WhatsApp yang ditagih per balasan. Tanpa filter WhatsApp, bagian estimasi biaya tidak muncul.
2. Cek estimasi. Setelah filter diterapkan, kartu langsung menampilkan total perkiraan biaya untuk periode itu. Jika Anda hanya butuh angka total, cukup sampai tahap ini.
3. Ekspor XLSX. Jika butuh rincian per bulan, per agent, atau per percakapan, unduh data kartu ke Excel. File diproses di latar belakang, lalu tersedia di halaman Downloads.
4. Baca sheet Per Bulan. Di file Excel, setiap bulan sudah punya jumlah respons yang ditagih dan biayanya. Sistem sudah menghitungnya, jadi Anda tidak perlu menambahkan rumus.

Rumus yang dipakai sistem dijelaskan lengkap di bagian Cara sistem menghitung biaya. Langkah rinci tiap tahap ada di bagian Langkah-langkah.

Apa yang ditagih dan tidak

Gambar 3: Respons yang ditagih dan tidak ditagih

WhatsApp menagih pesan yang dikirim bisnis ke pelanggan, bukan pesan yang diterima. Karena itu, hanya balasan agent dan bot yang dihitung.

Sebelum memulai

• Akun Anda bisa membuka menu Laporan Analitik di BarantumChat.
• Minimal satu nomor WhatsApp Business API (WABA) sudah terhubung. Estimasi biaya hanya muncul jika channel WhatsApp ikut dalam filter.
• Siapkan periode yang ingin dihitung. Untuk estimasi per bulan, pilih rentang lebih dari 186 hari (misalnya 1 Januari–31 Desember) agar rincian dikelompokkan per bulan.

Langkah-langkah

1. Klik ikon Laporan Analitik di sidebar kiri BarantumChat, lalu buka tab General.
2. Gulir ke kartu Total Respon Chat (Agent vs Customer), lalu klik ikon filter di kanan atas kartu (2).

Langkah 2: Ikon filter di kartu Total Respon Chat

1. Di panel Filter berdasarkan, klik Rentang Tanggal (3). Kalender akan terbuka. Pilih salah satu pintasan periode di kiri (3a), misalnya Bulan Ini, Bulan Lalu, atau Tahun Ini. Anda juga bisa mengklik tanggal awal lalu tanggal akhir di kalender (3b). Untuk estimasi setahun, pilih 1 Januari–31 Desember.

Langkah 3: Pintasan periode dan kalender Rentang Tanggal

1. Di Saluran, pilih WhatsApp saja (4). Channel lain tidak dikenai biaya per balasan.
2. Di Pilih Akun WhatsApp, biarkan Semua Akun, atau pilih satu nomor untuk estimasi per nomor.
3. Klik Terapkan (6).

Langkah 3–6: Panel filter kartu Total Respon Chat

1. Pastikan bar Filter Aktif di kartu (7a) menampilkan Tanggal dan Saluran : WhatsApp yang benar, supaya angka di file nanti sesuai filter. Lalu baca total perkiraan biaya di bagian Estimasi Biaya WhatsApp API (7b). Di bawahnya tertulis jumlah respons yang dihitung beserta tarifnya, dan perkiraan biaya per hari.

Langkah 7: Estimasi Biaya WhatsApp API di kartu

1. Untuk rincian per bulan, klik menu titik tiga di kanan atas kartu (8).
2. Klik Ekspor XLSX (9). Muncul pesan "Ekspor telah ditambahkan kedalam antrian. Mohon tunggu".

Langkah 8–9: Menu Ekspor XLSX

1. Setelah file selesai diproses, unduh dari halaman Downloads. Anda juga bisa mengklik pesan tadi untuk langsung membukanya. Klik Unduh (10) pada baris file yang berstatus Selesai.

Langkah 10: Tombol Unduh di halaman Downloads

Hasil: file Excel berisi lima sheet. Di sheet Per Bulan, setiap baris menampilkan jumlah respons yang dikenai biaya (1) dan perkiraan biayanya (2), ditutup baris TOTAL. Anda tidak perlu menambahkan rumus sendiri.

Hasil: Sheet Per Bulan berisi respons yang dikenai biaya dan perkiraan biayanya

Membaca isi file Excel

Buka file hasil unduhan. Tampilannya seperti Gambar 4 di bawah. Angka 1–3 pada gambar dijelaskan setelahnya.

Gambar 4: Isi file Excel hasil ekspor

1. Tab sheet (1): file berisi lima sheet. Klik nama tab di bagian bawah untuk berpindah sheet.
2. Kolom respons (2): Respon by Agent, Respon by Customer, dan Selisih Bot, yaitu jumlah bubble dari masing-masing pengirim.
3. Kolom biaya (3): Response WA yang dikenai charge, Response AI yang dikenai charge, dan Biaya (Rp), yaitu hasil hitungan sistem.

Nama sheet periode mengikuti panjang rentang tanggal: Per Hari (sampai 31 hari), Per Minggu (32–186 hari), atau Per Bulan (lebih dari 186 hari).

Kolom utama di sheet periode:

Cara sistem menghitung biaya

Sistem menghitung biaya dalam empat tahap. Hasil tiap tahap tampil sebagai kolom di file Excel, jadi Anda bisa mengecek sendiri setiap angkanya.

Tahap 1: Jumlahkan balasan agent dan bot

Respon by Agent + Selisih Bot = semua balasan yang dikirim bisnis Anda lewat WhatsApp.

Kenapa hanya agent dan bot? WhatsApp menagih pesan yang dikirim bisnis ke pelanggan. Balasan agent dan balasan bot (greeting, menu, auto-reply) sama-sama dikirim bisnis, jadi keduanya dihitung. Pesan dari pelanggan (Respon by Customer) tidak pernah ditagih, jadi tidak ikut dijumlahkan.

Tahap 2: Kurangi pesan gratis

Sebagian pesan WhatsApp dicatat sebagai pesan gratis dan tidak ditagih. Sistem mengurangkannya dari hasil tahap 1. Hasilnya tampil di kolom Response WA yang dikenai charge.

Jumlah pesan gratis tidak punya kolom sendiri di sheet periode. Totalnya ada di sheet Ringkasan, baris Pesan gratis digunakan (WhatsApp).

Tahap 3: Kalikan dengan tarif per respons

Response WA yang dikenai charge × Rp367 = biaya balasan WhatsApp.

Tahap 4: Tambahkan biaya AI

Jika Anda memakai AI Agent, setiap balasan yang dijawab AI kena tarif tambahan Rp150, di atas tarif Rp367. Jumlah balasan AI ada di kolom Response AI yang dikenai charge.

Response AI yang dikenai charge × Rp150 = biaya tambahan AI. Jika tidak memakai AI, kolom ini 0 dan tahap ini dilewati.

Rumus lengkap

Biaya (Rp) = (Respon by Agent + Selisih Bot − pesan gratis) × Rp367 + Response AI yang dikenai charge × Rp150

Gambar 5: Contoh hitungan biaya baris Jan 2026

Contoh: baris Jan 2026

Ambil baris Jan 2026 di sheet Per Bulan pada Gambar 4 (baris 2 di Excel). Hitungannya juga digambarkan pada Gambar 5.

Cara bacanya dalam satu baris: 60 agent + 110 bot − 20 gratis = 150 balasan × Rp367 = Rp55.050, + 10 AI × Rp150 = Rp56.550.

Contoh lain tanpa AI dan tanpa pesan gratis: 77 balasan agent + 126 balasan bot = 203 balasan × Rp367 = Rp74.501.

Membaca hasil untuk anggaran

Contoh grafik pada Gambar 6 dibuat dari kolom Biaya (Rp) di sheet Per Bulan (Gambar 4).

Gambar 6: Contoh membaca kolom Biaya (Rp) per bulan

• Total periode: lihat baris TOTAL di kolom Biaya (Rp).
• Patokan anggaran per bulan: hitung rata-rata kolom Biaya (Rp) dari bulan yang datanya penuh. Jangan ikutkan bulan berjalan, karena angkanya masih kecil (bulan belum selesai).
• Bulan termahal: cari angka Biaya (Rp) terbesar, lalu bandingkan kolom Respon by Agent dan Selisih Bot di bulan itu untuk melihat penyebabnya. Contohnya, biaya naik karena bot mengirim banyak greeting dan menu.

Yang tidak termasuk dalam estimasi

• Biaya template dan broadcast (kategori Marketing, Utility, Authentication).
• Refund.
• Respons di channel selain WhatsApp, seperti Instagram, Facebook, dan Call Center.

Karena itu, angka ini perkiraan, bukan tagihan. Anggap angka ini sebagai batas atas: semua balasan agent dan bot dianggap ditagih, sehingga tagihan riil bisa lebih kecil. Tagihan resmi selalu mengikuti menu Penagihan.

Catatan: Setiap nomor WhatsApp API mendapat 1.000 bubble chat gratis per bulan. Untuk memperkirakan tagihan riil per nomor, hitung (Response WA yang dikenai charge − 1.000) × Rp367. Jika hasilnya minus, tagihannya Rp0.

Catatan: Tarif bisa berubah. Tarif yang dipakai pada file Anda selalu tertulis di sheet Ringkasan. Cek tarif terbaru di Harga Barantum.

Menghitung ulang sendiri di Excel (opsional)

Kolom biaya di file sudah terisi otomatis. Bagian ini untuk Anda yang ingin mengecek angkanya, memakai tarif lain, atau menghitung per agent.

Menghitung ulang biaya per bulan

Di sheet Per Bulan, urutan kolomnya:

1. Klik sel kosong di kolom I, pada baris bulan pertama (1). Pada Gambar 7, baris Jan 2026 ada di baris 2, jadi rumusnya diketik di sel I2.
2. Ketik rumus berikut, lalu tekan Enter. Rumus tampil di formula bar (2).

=F2*367+G2*150

1. Tarik fill handle (kotak kecil di pojok kanan bawah sel) ke bawah sampai baris TOTAL.

Gambar 7: Rumus biaya di sel I2

Hasilnya harus sama dengan kolom H. Pada Gambar 7, Jan 2026 = 150 × Rp367 + 10 × Rp150 = 56.550.

Catatan: Di file asli, baris data pertama bisa berada lebih bawah (misalnya baris 9) karena ada judul dan keterangan di atas tabel. Ganti angka 2 di rumus dengan nomor baris bulan pertama di file Anda.

Jika tarif berubah, ganti angka 367 atau 150 di rumus dengan tarif baru.

Tips: Ingin menghitung semua balasan agent + bot sebelum pesan gratis dikurangi? Pakai =C2+E2. Contoh: 77 balasan agent + 126 balasan bot = 203 respons, dan 203 × Rp367 = Rp74.501.

Menghitung jumlah balasan satu agent (SUMIF)

Sheet Percakapan berisi satu baris per percakapan. Kolom D berisi nama agent, kolom G berisi jumlah bubble yang dibalas agent di percakapan itu.

Angka 1–3 di langkah berikut merujuk ke Gambar 8.

1. Buka sheet Percakapan.
2. Di sel kosong, misalnya N2, ketik nama agent persis seperti di kolom D (1).
3. Di sel O2, ketik rumus berikut, lalu tekan Enter (3). Rumus ini menjumlahkan kolom G (2) pada semua baris yang nama agent-nya sama.

=SUMIF(D:D,N2,G:G)

1. Isi nama agent lain di N3, N4, dan seterusnya, lalu tarik rumus O2 ke bawah.

Gambar 8: Rumus SUMIF di sheet Percakapan

Pada Gambar 8, Agent A muncul di 4 baris: 12 + 20 + 9 + 6 = 47 balasan.

Catatan: Jika Excel Anda berformat Indonesia, ganti tanda koma (,) dengan titik koma (;): =SUMIF(D:D;N2;G:G).

Kenapa tidak memakai VLOOKUP? VLOOKUP hanya membaca baris pertama yang cocok. Satu agent biasanya muncul di banyak baris (satu baris per percakapan), jadi VLOOKUP hanya memberi angka dari satu percakapan. SUMIF menjumlahkan semua baris agent tersebut. Contohnya, agent yang muncul di 115 baris: VLOOKUP hanya memberi 3, padahal totalnya 165.

Menghitung balasan semua agent sekaligus (PivotTable)

1. Di sheet Percakapan, klik satu sel yang berisi data.
2. Klik Insert > PivotTable, pilih New Worksheet, lalu klik OK.
3. Di panel PivotTable Fields, tarik field Agent ke kotak Rows.
4. Tarik field Respon by Agent ke kotak Values. Pastikan tertulis Sum of Respon by Agent (1 pada Gambar 9). Jika tertulis Count of, klik field itu, pilih Value Field Settings, lalu pilih Sum.
5. Klik kanan salah satu angka, lalu pilih Sort > Sort Largest to Smallest.

Gambar 9: Hasil PivotTable jumlah balasan per agent

Baris bertanda - berarti nama agent tidak tercatat pada percakapan tersebut.

Tips: Angka per agent juga sudah tersedia di sheet Per Agent, termasuk kolom Biaya Respon Agent (Rp). Pakai SUMIF atau PivotTable jika Anda ingin mengolah ulang data sheet Percakapan, misalnya hanya untuk tanggal tertentu.

Pertanyaan umum

Kenapa Response WA yang dikenai charge lebih kecil dari Respon by Agent + Selisih Bot? Sebagian pesan dicatat WhatsApp sebagai pesan gratis, jadi tidak ditagih. Selisihnya adalah jumlah pesan gratis.

Balasan AI dihitung dua kali? Tidak dihitung dua kali, tetapi kena dua tarif. Balasan AI termasuk respons bot, sehingga kena Rp367, lalu ditambah Rp150 sebagai tarif AI. Total Rp517 per balasan AI.

Kenapa angkanya berbeda dengan tagihan di menu Penagihan? Estimasi ini tidak memuat biaya template dan broadcast (Marketing, Utility, Authentication) dan refund. Tagihan resmi selalu mengikuti menu Penagihan.

Bisa dihitung per nomor WhatsApp? Bisa. Pilih satu nomor di Pilih Akun WhatsApp pada langkah 5, lalu ekspor lagi.

Bisa dihitung per agent? Bisa. Buka sheet Per Agent, kolom Biaya Respon Agent (Rp), atau hitung sendiri dengan SUMIF atau PivotTable (lihat bagian Menghitung ulang sendiri di Excel). Balasan bot tidak masuk ke agent mana pun.

Catatan: Angka ini perkiraan, bukan tagihan. Tagihan resmi ada di menu Penagihan; lihat Melihat tagihan penggunaan WhatsApp.

Troubleshooting

Masalah: bagian Estimasi Biaya WhatsApp API tidak muncul. Filter Saluran tidak memuat WhatsApp. Buka filter kartu, pilih WhatsApp, lalu klik Terapkan.

Masalah: muncul pesan "Filter terlalu besar untuk diekspor sekaligus". Pilihan agent atau channel terlalu banyak. Persempit pilihan Pemilik atau Saluran, lalu ekspor lagi.

Masalah: file berisi sheet Per Hari atau Per Minggu, bukan Per Bulan. Rentang tanggal masih 186 hari atau kurang. Perpanjang rentangnya, lalu ekspor ulang.

Artikel terkait

• Apa saja isi Laporan Analitik di BarantumChat?
• Melihat tagihan penggunaan WhatsApp di BarantumChat
• Melihat tagihan penggunaan AI Agent di BarantumChat
• Apa itu halaman Download di Barantum CRM