Apa Saja Isi Pengaturan General di BarantumChat?
Kenali setiap opsi di tab General BarantumChat, dari tiket otomatis, penugasan ulang agen, notifikasi, webhook, hingga konversi lead dan kontak.
Tab General adalah tempat Admin mengatur perilaku dasar BarantumChat untuk seluruh perusahaan, misalnya pembuatan tiket otomatis, penugasan ulang chat, dan konversi pengirim baru menjadi lead. Halaman ini hanya bisa dibuka oleh akun Admin.
Hasilnya seperti apa?
Setelah Anda mengubah opsi dan menyimpan, tombol geser opsi tetap pada posisi baru (1) dan muncul notifikasi Berhasil Menyimpan Pengaturan. Perubahan akan berlaku dalam 24 jam di kiri bawah layar (2).
Gambar 1: Opsi tersimpan pada posisi baru dan notifikasi Berhasil Menyimpan Pengaturan
Sebelum memulai
- Anda masuk dengan akun berperan Admin. Employee tidak punya akses ke menu Pengaturan.
- Opsi di tab ini berlaku untuk seluruh perusahaan, kecuali yang disebut "per agen".
Membuka dan mengubah Pengaturan General
- Di BarantumChat, klik ikon Pengaturan di sidebar kiri (1).
Langkah 1: Ikon Pengaturan di sidebar BarantumChat
- Klik tab General di menu Pengaturan (2). Halaman berisi kartu-kartu pengaturan yang dijelaskan di bagian "Isi setiap kartu".
Langkah 2: Tab General
- Aktifkan atau nonaktifkan opsi yang dibutuhkan dengan tombol geser di kanan opsi (3). Contoh pada gambar: Otomatis membuat tiket pada setiap pesan di kartu Pengaturan Tiket.
Langkah 3: Contoh opsi di kartu Pengaturan Tiket
- Klik Perbarui (4a) untuk menyimpan. Klik Batal (4b) bila tidak jadi menyimpan perubahan.
Langkah 4: Tombol Perbarui
Hasil: Muncul notifikasi Berhasil Menyimpan Pengaturan. Perubahan akan berlaku dalam 24 jam (lihat Gambar 1). Perubahan bisa membutuhkan waktu hingga 24 jam untuk berlaku.
Isi setiap kartu
Pengaturan Tiket
Opsi | Fungsi |
Otomatis membuat tiket pada setiap pesan | Setiap pesan masuk tersimpan sebagai tiket di modul Tiket. |
Aktifkan Buat Tiket Ganda Dalam 1 Room Chat (Hanya WhatsApp) | Satu room chat bisa memiliki lebih dari satu tiket saat pelanggan menanyakan topik berbeda. Berlaku jika opsi di atas aktif. |
Kustomisasi Konfigurasi Pipeline | Memilih pipeline default untuk tiket yang dibuat dari chat. |
Auto Re-assign
Opsi | Fungsi |
Otomatis tugaskan pesan yang berstatus pending ke agen lain… | Chat yang belum dibalas agen dipindah ke agen lain setelah batas waktu (jam:menit). |
Otomatis tugaskan pesan yang berstatus in-progress ke agen lain… | Chat yang sudah dibalas, tetapi pesan terakhirnya dari pelanggan, dipindah ke agen lain setelah batas waktu. |
Otomatis tugaskan pesan baru tanpa agen (Room No Agent)… | Chat yang belum punya agen dialokasikan ke agen yang tersedia setelah batas waktu. |
Terima notifikasi pemberitahuan terkait pesan yang ditugaskan | Agen menerima notifikasi setiap kali mendapat chat dari penugasan otomatis. |
Notifikasi
Opsi | Fungsi |
Heningkan notifikasi | Mematikan suara notifikasi pesan masuk. Berlaku per agen dan tersimpan di browser. |
Notifikasi Pesan Template | Menampilkan notifikasi untuk pesan template WhatsApp yang masuk dari pelanggan. |
Webhook
Send Webhook Inbound mengirim data pesan masuk ke endpoint sistem Anda, dan Send Webhook Outbound mengirim data pesan keluar dari agen. Status Chat mengirim status terkirim, sampai, atau dibaca (khusus WhatsApp). Batasnya maksimal 2 webhook dan 1.000 pengiriman per hari.
Routing & Penugasan Agen
Opsi | Fungsi |
Mode Aktifkan Bot pada pesan | Setelah agen menyelesaikan chat, chatbot aktif kembali untuk pesan berikutnya. |
Urutkan pesan secara ascending (Terlama ke Terbaru) | Chat terlama tampil paling atas di daftar chat. |
Tetapkan Agen Terakhir | Chat baru diberikan ke agen yang terakhir menangani pelanggan tersebut. |
Pemilik data kontak pada pesan baru akan sama dengan agen yang pernah menangani pesan sebelumnya | Chat baru masuk ke agen yang tercatat sebagai pemilik kontak di CRM. |
Agen yang ditugaskan akan sama dengan pemilik kontak sebelumnya | Agen pertama yang membuat kontak menjadi pemilik tetap; chat baru selalu masuk ke agen itu. |
Perbarui kontak manual setiap agen ditugaskan pesan baru | Pemilik kontak di CRM ikut berganti ke agen yang menerima chat. |
Selesaikan otomatis pesan dari module ticket | Chat ikut selesai saat tiket terkait diselesaikan di modul Tiket. |
Tugaskan ulang agen dari pesan terakhirnya | Saat pelanggan mengirim chat baru, chat masuk ke agen yang terakhir berinteraksi dengannya. |
Konversi Lead & Kontak
Opsi | Fungsi |
Chat masuk dari nomor baru/belum tersimpan akan menjadi leads | Pengirim baru otomatis menjadi lead, sesuai channel yang dipilih di Channel yang membuat leads. |
Perbarui kontak WhatsApp manual setiap agen ditugaskan pesan baru | Pemilik lead di CRM berganti ke agen yang menangani chat. |
Sinkronkan Tag Chat ke Kontak dan Prospek | Tag di room chat ikut tersimpan di kontak atau lead. |
Perilaku Chat & Pesan
Opsi | Fungsi |
Reopen Chat Semua Agen | Semua agen bisa membuka kembali chat yang sudah selesai, bukan hanya agen pemiliknya. |
Aktifkan Chatbot pada Chat yang Dimulai Agent | Chatbot tetap berjalan pada chat yang dimulai agen. |
Aktifkan Chatbot pada Balasan Broadcast | Chatbot tetap berjalan saat pelanggan membalas broadcast. |
Kirim Pesan dengan Nama Owner | Nama agen tampil di atas pesan yang dikirim ke pelanggan. |
Tampilkan Room Diproses dengan Pesan Terakhir Bertipe Catatan di Tab Masuk | Room yang pesan terakhirnya catatan internal tetap tampil di tab Masuk. |
Pembatasan & Otomatisasi Lanjutan
Opsi | Fungsi |
Tugaskan Otomatis Chat ke Agen Pengirim Broadcast | Balasan pelanggan atas broadcast masuk ke agen yang mengirim broadcast. |
Blokir Room Chat Jika Melebihi Batas Pesan | Room chat diblokir otomatis jika pesan masuk lebih dari 14 kali dalam 10 detik. |
Tahan Balasan Otomatis untuk Pesan Pertama yang Terlalu Singkat (WhatsApp) | Pesan pembuka yang terlalu singkat, misalnya "p", tidak langsung dibalas otomatis. |
Batasi Pemindahan Tim untuk Admin dan Team Leader | Hanya Admin dan team leader yang bisa memindahkan chat ke tim lain. |
Batasi Siapa yang Boleh Membalas | Membatasi agen yang boleh membalas percakapan; agen lain tetap bisa membaca. |
Kapan digunakan
- Tim CS ingin setiap chat tercatat sebagai tiket: aktifkan opsi di kartu Pengaturan Tiket.
- Chat sering tertahan karena agen lambat membalas: aktifkan opsi di kartu Auto Re-assign.
- Pelanggan lama ingin dilayani agen yang sama: aktifkan Tetapkan Agen Terakhir.
- Tim marketing ingin pengirim baru langsung masuk CRM: aktifkan konversi lead.
Memastikan berhasil
- Tombol geser opsi yang Anda ubah tetap pada posisi baru, juga saat tab General dibuka lagi (Gambar 1).
- Notifikasi Berhasil Menyimpan Pengaturan. Perubahan akan berlaku dalam 24 jam muncul setelah klik Perbarui (Gambar 1).
Jika tidak sesuai
Masalah | Penyebab | Cara memperbaiki |
Menu Pengaturan tidak terlihat | Akun Anda berperan Employee | Minta Admin mengubah pengaturan |
Opsi sudah diaktifkan tetapi belum berpengaruh | Perubahan butuh waktu hingga 24 jam | Tunggu, lalu cek lagi |
Opsi kembali ke posisi semula setelah halaman dibuka lagi | Perubahan belum disimpan | Ubah lagi, lalu klik Perbarui |