Cara Mengatur Pengingat Saldo WhatsApp API

Setiap pesan WhatsApp Business API memotong saldo nomor pengirimnya. Bila saldo habis, pesan dari nomor itu berhenti terkirim ke pelanggan sampai Anda top up (isi ulang saldo). Bila pesan Anda dikirim otomatis dari sistem lain lewat API, tanpa ada yang membuka Barantum, saldo bisa habis tanpa disadari.

Pengingat saldo memberi tahu Anda lebih dulu saat saldo sebuah nomor menipis atau habis, termasuk lewat email, sehingga tim Anda tetap tahu walau tidak membuka Barantum. Anda bisa mengatur batas saldonya, siapa yang menerima pengingat, serta seberapa sering pengingat dikirim.

Pengingat bisa diatur dari dua tempat:

• Penagihan › Penggunaan WhatsApp — untuk semua nomor sekaligus, termasuk batas berbeda untuk tiap nomor. Lihat bagian 3.
• Integrasi › WhatsApp, di halaman detail tiap nomor — untuk satu nomor saja, termasuk mematikan pengingat nomor itu. Lihat bagian 4.

1. Sebelum memulai

• Peran: hanya pengguna dengan tipe Admin atau Superadmin yang bisa mengubah pengaturan ini. Pengguna lain hanya melihat tulisan Pengingat diatur oleh Admin. Bila Anda bukan Admin, hubungi admin perusahaan Anda.
• Akses menu Penagihan: Anda perlu hak akses ke menu Penagihan di modul chat.
• Nomor WhatsApp terhubung: minimal satu nomor WhatsApp Business API sudah terhubung dan aktif.
• Pengaturan ini berlaku untuk satu perusahaan. Penerima dan frekuensi dipakai oleh semua nomor WhatsApp Anda.

Catatan: Selama pengingat saldo Belum diatur, Barantum tetap memberi tahu Anda dengan cara lama, yaitu saat saldo di bawah Rp50.000. Begitu Anda menyimpan pengaturan sendiri, pemberitahuan lama itu berhenti dan diganti pengaturan Anda.

2. Mengenal tampilan Penggunaan WhatsApp

Halaman Penggunaan WhatsApp di menu Penagihan menampilkan saldo semua nomor WhatsApp Anda. Dari sini Anda mengatur pengingat untuk semua nomor sekaligus.

Gambar 1. Halaman Penggunaan WhatsApp sebelum pengingat saldo diatur

3. Mengatur pengingat untuk semua nomor

Bagian 1: Membuka pengaturan

1. Setelah login, lihat menu biru di bagian atas layar. Klik ikon Chat (ikon gelembung percakapan), tepat di sebelah kanan tombol hijau +.

Modul chat akan terbuka, dengan panel ikon di sisi kiri layar.

1. Di panel ikon sebelah kiri, klik ikon Penagihan (1) (ikon kartu).

Halaman Penggunaan WhatsApp (2) akan terbuka.

1. Di kartu Channels, klik tombol Pengingat saldo (3) di kanan atas kartu.

Panel Pengingat saldo akan muncul di sisi kanan layar. Bila tombolnya belum bisa diklik, tunggu sampai halaman selesai dimuat.

Bagian 2: Menentukan kapan diingatkan

Gambar 2. Bagian atas panel Pengingat saldo

1. Pastikan sakelar Ingatkan saya saat saldo menipis (1) aktif (berwarna biru).

Sakelar ini menyalakan atau mematikan pengingat untuk semua nomor. Bila dimatikan, tidak ada nomor yang diingatkan sama sekali, termasuk pemberitahuan lama Rp50.000.

1. Di bagian Kapan diingatkan, pilih cara menentukan batas (2):

• Sama untuk semua — satu batas untuk semua nomor. Misalnya batas Rp500.000: setiap nomor yang saldonya sampai Rp500.000 atau kurang akan diingatkan. Cocok bila pemakaian semua nomor kurang lebih sama.
• Atur per channel — batas berbeda untuk tiap nomor. Misalnya Rp1.000.000 untuk nomor yang ramai dipakai integrasi API, dan Rp100.000 untuk nomor yang jarang dipakai. Cocok bila pemakaian tiap nomor jauh berbeda. Caranya dijelaskan di bawah Gambar 3.

Langkah berikutnya memakai Sama untuk semua.

1. Tentukan batas saldo dengan salah satu cara berikut:

• Klik salah satu pilihan cepat (4): 100rb, 250rb, 500rb, atau 1jt.
• Atau klik kolom Rp (3), lalu ketik nominalnya, misalnya 500000. Titik ribuan muncul sendiri.

Pengingat dikirim saat saldo sama dengan atau di bawah nominal ini. Nilai awalnya Rp250.000 dan minimal Rp250. Pilih nominal yang cukup untuk beberapa hari pemakaian, supaya Anda sempat top up.

1. Biarkan kotak centang Kirim pemberitahuan tambahan saat saldo habis (Rp0) (5) tercentang.

Bila tercentang, Anda langsung diberi tahu saat saldo mencapai Rp0. Bila tidak, pemberitahuan itu baru dikirim pada jadwal pengingat berikutnya.

Ingin batas yang berbeda untuk tiap nomor? Lihat Gambar 3 di bawah.

Gambar 3. Batas berbeda untuk tiap nomor lewat Atur per channel

Klik Atur per channel (1). Tabel semua nomor aktif akan muncul. Ketik batasnya di kolom Ingatkan di bawah (2) pada baris tiap nomor. Bila nanti Anda kembali ke Sama untuk semua, Barantum meminta konfirmasi karena batas tiap nomor akan diganti batas umum.

Bagian 3: Menentukan penerima dan frekuensi

Gambar 4. Penerima pengingat dan frekuensi pengiriman

Ada dua saluran pengingat. Anda bisa memakai salah satu atau keduanya:

1. Gulir ke bawah sampai bagian Kirim ke mana.
2. Aktifkan sakelar Email (1). Sakelar ini mati secara bawaan.

Kolom email (2) akan muncul di bawahnya.

Tips: Bila pesan Anda dikirim lewat API dan jarang ada yang membuka Barantum, email adalah satu-satunya pengingat yang pasti terbaca. Pita atas dan lonceng hanya terlihat saat Barantum dibuka. Saldo yang ditampilkan juga tidak realtime dan bisa disesuaikan mengikuti tagihan Meta, jadi pasang batas yang cukup longgar.

1. Klik kolom email, ketik alamatnya, lalu tekan Enter. Contoh: finance@contoh.com.

• Maksimal 3 alamat. Penerima tidak harus pengguna Barantum, misalnya tim keuangan atau tim IT yang mengelola integrasi API.
• Untuk menghapus alamat, klik ikon × di sebelahnya.

1. Biarkan sakelar Notifikasi di aplikasi (3) aktif bila Anda juga ingin pengingat muncul di pita atas dan lonceng notifikasi semua Admin.

Minimal satu saluran harus aktif.

1. Di bagian Seberapa sering (4), pilih salah satu:

• Sekali saja — satu kali setiap saldo melewati batas. Aktif lagi setelah Anda top up.
• Setiap hari sampai top up — dikirim pukul 09.00 WIB setiap hari selama saldo masih di bawah batas. Ini pilihan awal.

Contoh: saldo turun di bawah batas hari Senin dan baru di-top up hari Kamis. Dengan Sekali saja, Anda diingatkan satu kali pada hari Senin. Dengan Setiap hari sampai top up, Anda diingatkan pada hari Senin, lalu setiap pukul 09.00 WIB sampai saldo diisi ulang. Pilih Setiap hari sampai top up bila pengingat bisa terlewat, misalnya karena pesan dikirim lewat API.

Pada kedua pilihan, Anda tetap langsung diberi tahu bila saldo memburuk, misalnya dari menipis menjadi habis (selama kotak centang Rp0 di langkah 7 tercentang).

1. Klik tombol Kirim tes (5) di kiri bawah panel, lalu cek kotak masuk penerima.

Notifikasi Email tes terkirim. Cek kotak masuk penerima. akan muncul. Langkah ini memastikan email tidak masuk spam.

1. Klik tombol Simpan (6) di kanan bawah panel.

Untuk membatalkan, klik Batal atau ikon × di kanan atas panel.

Hasilnya: panel tertutup dan muncul notifikasi Pengingat saldo disimpan. Status di tombol Pengingat saldo berubah menjadi Aktif.

Gambar 5. Tampilan setelah pengingat saldo aktif

4. Mengatur pengingat untuk satu nomor

Gunakan cara ini bila satu nomor perlu batas berbeda, misalnya nomor yang dipakai integrasi API, atau bila satu nomor tidak perlu diingatkan.

Penting: Batas di panel ini hanya berlaku untuk nomor itu. Tetapi bagian Kirim ke mana dan Seberapa sering di panel ini adalah pengaturan perusahaan: mengubahnya di sini juga mengubahnya untuk semua nomor. Begitu pula kotak centang Nyalakan juga pengingat saldo perusahaan, yang muncul bila pengingat perusahaan sedang mati.

Gambar 6. Daftar akun WhatsApp di menu Integrasi

1. Di panel ikon sebelah kiri modul chat, klik ikon Integrasi (1).
2. 
   
3. Di daftar kanal sebelah kiri, klik WhatsApp (2).

Daftar Akun Terhubung akan tampil.

1. Pada kartu nomor yang ingin diatur, klik Kelola (3).

Halaman detail nomor akan terbuka.

Gambar 7. Status pengingat di halaman detail nomor

1. Klik tab Isi Ulang Saldo (2), lalu klik tombol Atur pengingat (3).

Cara lain: di bagian Pulsa (1), klik Ubah pada baris status pengingat.

Panel Pengingat saldo · nomor ini akan muncul di sisi kanan layar.

Gambar 8. Panel pengingat untuk satu nomor

1. Atur sakelar Ingatkan untuk nomor ini (1). Matikan bila nomor ini tidak perlu diingatkan.

Sakelar ini hanya berlaku untuk nomor ini. Nomor ini baru diingatkan bila sakelar ini dan sakelar utama Ingatkan saya saat saldo menipis di Penagihan sama-sama aktif. Bila sakelar utama mati, tidak ada nomor yang diingatkan, apa pun posisi sakelar ini.

1. Di bagian Batas pengingat, pilih salah satu:

• Ikuti batas umum (2) — nomor ini memakai batas yang Anda isi dengan pilihan Sama untuk semua di Penagihan, misalnya Rp250.000.
• Batas khusus nomor ini (3) — nomor ini memakai batasnya sendiri. Isi nominalnya, misalnya 1000000. Hasilnya sama dengan mengisi batas nomor ini di tabel Atur per channel di Penagihan.

1. Klik tombol Simpan (4).

Hasilnya: muncul notifikasi Pengingat saldo disimpan. Bila saldo nomor ini di bawah batas barunya, label Menipis (atau Habis bila Rp0) muncul di sebelah angka Pulsa.

5. Contoh pengingat yang akan Anda terima

Nama nomor dan angka di gambar adalah contoh. Nomor telepon dan alamat email sengaja disamarkan.

Email

Email dikirim ke alamat di daftar Email. Tombol Top Up di email membuka tab Isi Ulang Saldo nomor itu.

Gambar 9. Email pengingat untuk satu nomor

Bila dua nomor atau lebih perlu diingatkan pada waktu yang sama, Anda menerima satu email ringkasan berisi daftar nomornya, bukan satu email per nomor.

Gambar 10. Email ringkasan untuk dua nomor atau lebih

[CONFIRM: subjek, isi, dan label tombol email ringkasan 2+ nomor] Email dari tombol Kirim tes berbentuk sama, dengan subjek diawali [Tes].

Pita atas dan lonceng

Bila Notifikasi di aplikasi aktif, Admin dan Superadmin melihat pita di bagian paling atas layar, di halaman mana pun. Pita kuning berarti saldo menipis, pita merah berarti saldo habis. Klik Top Up untuk mengisi saldo, atau × untuk menutup pita hari itu.

Gambar 11. Pita atas saat saldo satu nomor menipis

Pengingat yang sama juga masuk ke ikon lonceng di menu atas. Mengklik notifikasinya membuka tab Isi Ulang Saldo nomor itu.

6. Pemecahan masalah

Saldo sudah habis dan pesan tidak terkirim

Top up nomor itu sekarang: klik Top Up di pita atas, di email pengingat, atau di baris nomor pada Penagihan › Penggunaan WhatsApp.Setelah itu, atur pengingat seperti di artikel ini supaya tidak terulang.

Tombol Pengingat saldo tidak ada, hanya tulisan "Pengingat diatur oleh Admin"

Akun Anda bukan Admin atau Superadmin. Minta admin perusahaan Anda mengubah pengaturannya.

Muncul "Batas minimal Rp250." saat menyimpan

Ada batas yang kosong atau kurang dari Rp250, termasuk di tabel Atur per channel. Isi semua batas, lalu klik Simpan lagi.

Muncul "Pilih minimal satu saluran pengingat."

Email dan notifikasi di aplikasi sama-sama mati, atau Email aktif tanpa alamat. Tambahkan minimal satu alamat email, atau aktifkan Notifikasi di aplikasi.

Muncul "Format email tidak valid." atau "Maksimal 3 penerima."

Periksa penulisan alamat email. Bila sudah ada 3 alamat, hapus satu dengan ikon × sebelum menambah yang lain.

Muncul "Pengaturan gagal disimpan. Coba lagi."

Panel tetap terbuka. Periksa koneksi internet, lalu klik Simpan lagi.

Status tertulis "Belum tersedia"

Pengaturan belum bisa dimuat. Muat ulang halaman.

Pita atas tidak muncul padahal saldo menipis

Pita hanya muncul untuk Admin, saat pengingat Aktif dan Notifikasi di aplikasi menyala. Pita yang ditutup dengan × tidak muncul lagi pada hari yang sama.

Email pengingat tidak sampai

Pastikan sakelar Email aktif dan alamatnya benar, lalu klik Kirim tes. Periksa juga folder spam. Pengingat diperiksa berkala, jadi bisa ada jeda setelah saldo turun.

7. Pertanyaan umum

Setelah top up, apakah pengingat berlaku lagi?

Ya. Saat saldo naik di atas batas, pengingat berhenti. Bila saldo turun lagi, Anda diingatkan lagi.