Mengenal Halaman Inbox BarantumChat

Inbox adalah halaman tempat Anda membaca dan membalas chat pelanggan dari WhatsApp, Instagram, Facebook, email, Live Chat, dan channel lain dalam satu layar. Kenali bagian-bagiannya dulu sebelum mulai membalas.

Cara membuka Inbox

Dari dashboard Barantum, klik menu Chat di navigasi atas. Halaman Inbox terbuka dengan daftar chat di sebelah kiri.

Bagian-bagian halaman Inbox

Gambar 1: Bagian-bagian halaman Inbox

1. Daftar chat (1): semua percakapan dengan pelanggan. Setiap baris menampilkan nama pelanggan, pesan terakhir, ikon channel, agen yang menangani, status, dan jumlah pesan yang belum dibaca.
2. Tab status (2): mengelompokkan chat berdasarkan status, yaitu Masuk, Tunda, Proses, dan Selesai.
3. Room chat (3): isi percakapan dengan pelanggan yang sedang dibuka. Status chat bisa diubah lewat tombol status di kanan atas room (lihat bagian Perjalanan satu chat).
4. Kolom balasan (4): tempat menulis balasan. Sisipkan emoji, atau klik ikon + untuk melampirkan file (lihat bagian Melampirkan file). Pilih Reply atau Note di atasnya.
5. Panel Detail Percakapan (5): informasi pelanggan, akun channel, status, agen dan tim yang menangani, serta tombol Export Chat dan Block Chat di bagian bawah panel.
   • Export Chat: langsung mengunduh isi percakapan sebagai file Excel (.xlsx). Tidak ada jendela yang terbuka.
   • Block Chat: membuka jendela konfirmasi Laporkan sebagai Spam (1). Klik Ya, Laporkan untuk lanjut, atau Batal untuk menutup jendela dan kembali ke room chat. Panduan lengkapnya ada di Memblokir dan membuka blokir nomor.

Gambar 2: Jendela konfirmasi setelah klik Block Chat

Melampirkan file

Klik ikon + (1) di kiri kolom balasan. Menu lampiran (2) terbuka dengan pilihan Lokasi, Produk, Kontak, Foto / Video, dan Dokumen. Klik salah satu pilihan untuk memilih yang ingin dikirim. Untuk menutup menu tanpa memilih, klik ikon + lagi atau klik di luar menu.

Gambar 3: Menu lampiran dari ikon +

Perjalanan satu chat

Setiap chat berpindah tab sesuai statusnya, dari pertama masuk sampai selesai ditangani.

Contoh: perjalanan satu chat dari masuk sampai selesai

Untuk mengubah status, klik tombol status (1) di kanan atas room chat. Tombol ini menampilkan status chat saat ini, misalnya in-progress. Menu (2) terbuka dengan pilihan In-progress dan Selesaikan. Klik salah satu untuk mengubah status; menu tertutup dan chat pindah ke tab yang sesuai. Untuk menutup menu tanpa mengubah status, klik tombol status lagi.

Gambar 4: Menu tombol status di room chat

Reply dan Note

Kolom balasan punya dua mode:

• Reply: pesan dikirim ke pelanggan.
• Note: catatan internal untuk tim. Catatan tampil di room chat, tetapi tidak dikirim ke pelanggan.

Klik Note (1) di atas kolom balasan, lalu tulis catatan di kolom (2).

Gambar 5: Menulis catatan internal dengan mode Note

Contoh catatan: "Pelanggan minta warna hitam, stok dicek dulu ke gudang." Agen lain yang membuka chat ini langsung tahu konteksnya.

Tips: Selalu cek mode sebelum mengirim. Pastikan Reply aktif saat membalas pelanggan, dan Note aktif saat menulis catatan untuk tim.

Mulai dari sini: tugas pertama Anda di Inbox

• Membuat dan memakai template Quick Chat: membalas lebih cepat dengan pesan siap pakai.
• Mengalihkan chat ke agen atau tim lain: menyerahkan chat ke rekan yang lebih tepat.
• Menambahkan tag di room chat: memberi label supaya chat mudah dikelompokkan.
• Memfilter chat berdasarkan channel, agen, atau tag: menemukan chat tertentu dengan cepat.
• Melihat riwayat chat pelanggan: membaca percakapan sebelumnya.
• Memblokir dan membuka blokir nomor: menghentikan chat spam.

Referensi: menu di sidebar

Menu yang tampil bisa berbeda tergantung paket dan peran pengguna. Misalnya, menu Penagihan dan Pengaturan hanya untuk Admin.

Masih bermasalah?

Hubungi tim support melalui live chat di pojok kanan bawah support.barantum.com atau email support@barantum.com.

Artikel terkait

• Membuat auto respond di BarantumChat
• Menghubungkan nomor WhatsApp Business API ke BarantumChat
• Mengatur status online/offline agen