Membuat Auto Respond di BarantumChat

Auto respond (Autoresponder) adalah pesan otomatis yang diterima pelanggan saat mengirim chat masuk. Pesan ini hanya berupa informasi, misalnya "Agen kami segera membalas" atau pemberitahuan bahwa kantor sedang tutup.

Kapan memakai auto respond?

Gunakan auto respond jika:

• Tim belum bisa membalas cepat. Pelanggan langsung tahu chatnya sudah diterima dan tidak mengira diabaikan.
• Ada chat masuk di luar jam kerja, misalnya malam hari atau akhir pekan. Pelanggan tahu kantor sedang tutup dan kapan akan dibalas.
• Anda butuh satu balasan informasi yang sama untuk semua pelanggan. Tidak perlu alur tanya-jawab.

Jika pelanggan perlu dijawab sesuai pertanyaannya atau diarahkan lewat menu pilihan, gunakan chatbot. Auto respond tidak berjalan saat chatbot aktif, jadi pilih salah satu.

Hasilnya seperti apa?

Setelah diatur, pelanggan menerima balasan otomatis sesuai waktu mereka mengirim chat.

Contoh 1: pada jam operasional, pelanggan menerima balasan otomatis, lalu agen membalas

Contoh 2: di luar jam operasional, pelanggan menerima pemberitahuan kantor tutup

• Balasan di luar jam operasional dikirim sekali per percakapan, kecuali Anda mengaktifkan opsinya di langkah 5.
• Pengaturan ini berlaku untuk semua channel (WhatsApp, Instagram, Facebook, dan lainnya). Anda juga bisa membuat pesan khusus untuk channel tertentu.
• Agen tetap bisa membalas chat seperti biasa. Auto respond hanya mengirim pesan pertama.

Sebelum memulai

• Akun Anda berperan Admin.
• Chatbot dinonaktifkan. Autoresponder hanya berfungsi jika pengaturan chatbot tidak aktif.

Langkah-langkah

1. Klik ikon Pengaturan di sidebar kiri BarantumChat.
2. Pilih tab Autoresponder.

Langkah 1–2: Menu Pengaturan dan tab Autoresponder

1. Pilih zona waktu di Tentukan zona waktu Anda (3a). Lalu di Jam Operasional, centang hari kerja dan atur Jam Buka serta Jam Tutup (3b). Hari yang tidak dicentang dianggap Tutup.

Langkah 3: Zona waktu dan Jam Operasional

Tips: Untuk bisnis di Jakarta dan wilayah WIB lainnya, pilih zona waktu (GMT+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta.

1. Di kartu Balasan selama jam operasional, aktifkan sakelarnya (4a). Pilih channel di Berlaku untuk kanal / akun (kosongkan untuk semua channel), lalu tulis pesannya di Pesan yang dikirim (4b).

Langkah 4: Balasan selama jam operasional

1. Di kartu Balasan di luar jam operasional, aktifkan sakelarnya lalu tulis pesannya (5a). Aktifkan Kirim untuk setiap pesan masuk di luar jam operasional (5b) jika setiap pesan pelanggan perlu dibalas; tanpa opsi ini, balasan dikirim sekali per percakapan.

Langkah 5: Balasan di luar jam operasional

1. Klik Perbarui.

Langkah 6: Tombol Perbarui

Hasil: muncul notifikasi "Berhasil memperbarui Pengaturan" di kiri bawah layar (6). Pengaturan tersimpan dan langsung berlaku. Pelanggan yang mengirim chat menerima balasan otomatis sesuai jam operasional yang Anda atur.

Langkah 6: Notifikasi Berhasil memperbarui Pengaturan

Membuat pesan khusus untuk channel tertentu

Gunakan ini jika satu channel perlu pesan berbeda, misalnya khusus Instagram.

1. Di kartu balasan yang ingin diubah, klik Tambah pesan khusus untuk kanal / akun tertentu (1).
2. Baris baru muncul di atas tombol itu. Pilih channel di Pilih kanal / akun... (2a), lalu tulis pesannya di kolom di bawahnya (2b). Jika kolom pesan dikosongkan, channel itu memakai pesan utama di atasnya.

Langkah 1-2: Baris pesan khusus baru

1. Klik Perbarui.

Untuk membatalkan baris pesan khusus, klik ikon tempat sampah di kanan baris tersebut.

Memakai Template Interaktif (khusus WhatsApp)

Untuk WhatsApp, Anda bisa memilih Template Interaktif agar pelanggan menerima pesan bertombol. Channel lain tetap menerima pesan teks.

1. Di bagian Template Interaktif pada kartu balasan, klik Ubah Pesan Interaktif (1).

Langkah 1: Tombol Ubah Pesan Interaktif

1. Panel Template Obrolan terbuka di sisi kanan. Panel ini berisi kolom Cari Nama Template, daftar template di kiri, dan pratinjau template di kanan. Klik template yang ingin dipakai (2a), lalu klik Use Interactive Message (2b).

Langkah 2: Panel Template Obrolan

Untuk menutup panel tanpa memilih template, klik ikon panah (→) di kanan atas panel.

1. Klik Perbarui.

Hasil: nama template tampil di bagian Template Interaktif. Untuk melepasnya, klik ikon tempat sampah di sebelah Ubah Pesan Interaktif.

Memastikan auto respond berjalan

1. Dari nomor WhatsApp lain (misalnya HP pribadi), kirim chat ke nomor bisnis Anda pada jam operasional.
2. Pastikan HP tersebut menerima Balasan selama jam operasional.
3. Di BarantumChat, buka room chat tersebut. Balasan otomatis tampil sebagai pesan berlabel Bot Otomatis (3).

Langkah 3: Balasan otomatis berlabel Bot Otomatis di room chat (contoh di luar jam operasional)

1. Untuk menguji balasan di luar jam operasional, hapus sementara centang hari ini di Jam Operasional (hari itu dianggap Tutup), klik Perbarui, lalu kirim chat lagi dari nomor yang sama atau nomor lain. Setelah selesai, centang kembali hari tersebut dan klik Perbarui.

Catatan: Jika Kirim untuk setiap pesan masuk di luar jam operasional tidak aktif, balasan di luar jam hanya dikirim sekali per percakapan. Gunakan nomor lain untuk uji kedua jika balasan tidak muncul lagi.

Jika tidak sesuai

Artikel terkait

• Mengatur jam operasional chatbot di BarantumChat
• Cara Mengatur Office Hour di Barantum Chat
• Mengenal BarantumChat dan menu utamanya