Membuat dan Memakai Template Quick Chat di BarantumChat
Template Quick Chat menyimpan balasan yang sering Anda kirim, seperti salam pembuka atau info jam operasional. Template dibuat di menu Quick Reply, lalu dipanggil di room chat dengan mengetik garis miring (/).
Kapan memakai Quick Chat?
- Anda sering mengirim balasan yang sama, seperti salam pembuka atau info jam operasional.
- Tim perlu memakai kalimat balasan yang seragam.
- Anda perlu membalas chat Facebook atau Instagram yang sudah lewat 24 jam (memakai Pesan Tag).
Hasilnya seperti apa?
Template tersimpan di daftar Quick Reply. Di room chat, agen cukup mengetik / lalu memilih template. Isinya masuk ke kolom pesan untuk disunting dulu, atau langsung terkirim ke pelanggan.
Contoh: pesan dari template /salam-pembuka yang diterima pelanggan
Sebelum memulai
- Anda sudah membuka modul Chat (BarantumChat).
- Jika template memakai variabel seperti {{1}}, pastikan variabelnya sudah terdaftar. Lihat Add & Edit Variable di Barantum Chat.
Membuat template
- Klik ikon Quick Reply (1) di sidebar kiri BarantumChat.
- Klik + Quick Reply (2) di kanan atas.
Langkah 1-2: Menu Quick Reply dan tombol + Quick Reply
- Isi Shortcut di bagian atas. Nama ini yang diketik agen setelah garis miring, jadi buat singkat dan unik, misalnya salam-pembuka.
- Di Langkah 1 — Pilih Tipe, pilih jenis template:
- Template Pesan: balasan teks untuk semua channel.
- Pesan Interaktif: tombol balas cepat, daftar pilihan, atau tautan, untuk WhatsApp dan Live Chat.
- Pesan Tag: pesan di luar jendela 24 jam untuk Facebook dan Instagram.
- Di Langkah 2 — Pengaturan & Konten, pilih Untuk Channel dan Kategori (opsional).
- Tulis isi balasan di kolom Pesan. Periksa tampilannya di panel Preview Pesan.
Langkah 3-6: Form Quick Reply
- Klik Simpan.
Hasil: Muncul notifikasi "Berhasil Menyimpan Template" di kiri bawah layar (7a), dan template tampil di baris teratas daftar Quick Reply (7b). Gunakan kolom pencarian di atas daftar untuk menemukan template berdasarkan nama atau isi pesan.
Langkah 7: Notifikasi dan template baru di daftar Quick Reply
Untuk memastikan template bisa dipakai, buka room chat dari channel yang Anda pilih di Untuk Channel, lalu ketik / diikuti shortcut-nya. Template harus muncul di panel Quick Chat.
Memakai template di room chat
- Buka room chat pelanggan.
- Ketik / di kolom pesan. Panel Quick Chat muncul berisi daftar template; lanjutkan mengetik beberapa huruf shortcut untuk menyaring daftar.
Langkah 2: Daftar Quick Chat setelah mengetik /
- Klik template di daftar kiri (3a). Pratinjaunya terbuka di sisi kanan panel (3b): shortcut dan tipe template di atas, kolom Isi variabel dulu bila template memakai variabel, lalu Preview isi berisi teks yang akan dikirim. Isi variabel bila diminta.
Langkah 3: Template terpilih dan pratinjaunya di panel Quick Chat
Untuk menutup panel tanpa memakai template, klik ikon X di kanan atas panel atau tekan Esc.
- Klik Sisipkan ke kolom untuk menyunting dulu, atau Sisipkan & kirim untuk langsung mengirim.
Hasil: Isi template masuk ke kolom pesan (4) jika memilih Sisipkan ke kolom, atau langsung terkirim ke pelanggan jika memilih Sisipkan & kirim.
Langkah 4: Isi template masuk ke kolom pesan
Tips: Template berisi variabel belum bisa disisipkan sebelum semua variabel diisi.
Membuat Pesan Tag untuk Facebook dan Instagram
Sesuai kebijakan Meta, chat Facebook dan Instagram hanya bisa dibalas bebas dalam 24 jam sejak pesan terakhir pelanggan. Di luar jendela itu, balasan hanya bisa dikirim memakai Pesan Tag yang sesuai kebijakan Meta. Pesan Tag dibuat di menu Quick Reply, terpisah dari template WhatsApp.
- Klik ikon Quick Reply di sidebar kiri, klik + Quick Reply, lalu isi Shortcut.
- Pilih Pesan Tag (2a), pilih channel Facebook atau Instagram (2b), lalu pilih Kategori (2c). Baca kotak Penggunaan yang Diizinkan dan Penggunaan yang Tidak Diizinkan di bawahnya.
Langkah 2: Tipe Pesan Tag, channel, dan kategori
- Tulis isi pesan di kolom Pesan (maksimal 1.024 karakter), lalu klik Simpan.
Kategori | Contoh penggunaan yang diizinkan |
Pembaruan Akun | Notifikasi perubahan status di aplikasi, peringatan aktivitas mencurigakan |
Pembaruan Acara Terkonfirmasi | Pengingat kelas, janji temu, atau acara yang sudah dijadwalkan pelanggan; perubahan status perjalanan |
Umpan Balik Pelanggan | Survei setelah pembelian atau acara, ulasan produk |
Pembaruan Setelah Pembelian | Konfirmasi transaksi (invoice, tanda terima), status pengiriman |
Pesan Tag tidak boleh berisi promosi, penawaran, kupon, atau diskon.
Hasil: Pesan Tag tersimpan di baris teratas daftar Quick Reply dengan tipe Tag (3).
Langkah 3: Pesan Tag baru di daftar Quick Reply
Jika tidak sesuai
Masalah | Penyebab | Cara memperbaiki |
Template tidak muncul saat mengetik / | Channel room berbeda dengan pilihan Untuk Channel di template | Edit template di menu Quick Reply, lalu sesuaikan Untuk Channel |
Template tidak ketemu di panel Quick Chat | Huruf shortcut yang diketik salah | Ketik / saja, lalu pilih dari daftar atau cari di menu Quick Reply |
Tombol sisipkan tidak bisa diklik | Masih ada variabel yang belum diisi | Isi semua variabel, lalu klik Sisipkan ke kolom atau Sisipkan & kirim |
Muncul "Tipe tidak bisa diubah saat mengedit Quick Reply." | Tipe template terkunci setelah dibuat | Buat Quick Reply baru dengan tipe yang benar, lalu hapus yang lama |
Muncul "Anda tidak punya izin membuat data ini. Hubungi admin." | Akun Anda tidak punya izin membuat Quick Reply | Minta Admin membuatkan template atau memberi izin |
Chat Facebook/Instagram yang lewat 24 jam tidak bisa dibalas biasa | Kebijakan Meta membatasi balasan di luar 24 jam | Pakai Pesan Tag sesuai kategorinya. Jangan isi dengan promosi |