Membuat Deal, Tiket, Kontak, dan Organisasi dari Room Chat
Catat pelanggan, perusahaannya, peluang penjualan, dan keluhannya langsung dari room chat. Data yang dibuat otomatis tertaut ke percakapan di Barantum CRM.
Anda bisa mencatat data pelanggan ke Barantum CRM tanpa meninggalkan room chat. Kontak, organisasi, deal, dan tiket yang dibuat dari room chat langsung tertaut ke percakapan itu, sehingga riwayatnya mudah dilacak dan percakapan ikut terhitung di laporan.
Kapan memakai
Data | Buat saat | Contoh |
Kontak | Pengirim chat belum tersimpan di CRM | Calon pelanggan baru menghubungi lewat WhatsApp |
Organisasi | Kontak mewakili sebuah perusahaan | Pelanggan menyebut ia bagian pengadaan di sebuah PT |
Deal | Ada peluang penjualan | Pelanggan meminta penawaran harga paket |
Tiket | Ada keluhan atau permintaan yang perlu ditindaklanjuti | Pelanggan tidak bisa login ke aplikasi |
Urutan yang disarankan: Kontak dulu, lalu Organisasi, lalu Deal atau Tiket. Dengan urutan ini, field Kontak dan Organisasi di formulir deal dan tiket terisi otomatis.
Hasilnya seperti apa?
Setiap data yang tersimpan tampil di kartu Data Terhubung pada tab CRM, lengkap dengan namanya dan tombol Buka (1) untuk melihat detailnya tanpa meninggalkan room chat. Tiket juga menampilkan nomornya.
Gambar 1: Kontak, organisasi, deal, dan tiket tertaut di kartu Data Terhubung
Sebelum memulai
- Anda sudah masuk ke my.barantum.com dan punya akses menambah data di modul Kontak, Organisasi, Deals, dan Tiket.
- Daftar field, label, dan field wajib di setiap formulir mengikuti pengaturan field perusahaan Anda. Tabel di artikel ini memakai field contoh. Field wajib selalu bertanda bintang merah (*). Jika ada field yang perlu ditambah atau diubah, minta Admin mengaturnya.
- Pilihan pipeline, tahap deal, status tiket, dan kategori juga diatur Admin, jadi isinya bisa berbeda dari gambar.
Membuka tab CRM di room chat
- Di my.barantum.com, klik menu Chat di navigasi atas. Halaman Inbox terbuka dengan daftar chat di kiri.
Langkah 1: Menu Chat di navigasi atas
- Ketik nama, nomor, atau potongan isi pesan pelanggan di kolom Cari kontak atau isi pesan di atas daftar chat (2). Hasil pencarian tampil di bawahnya.
- Klik room chat pelanggan di hasil pencarian (3).
Langkah 2–3: Kolom pencarian dan room chat hasil pencarian
Tips: Jika chat tidak ditemukan, cek tab status di bawah kolom pencarian (chat bisa berada di tab lain), atau saring daftar chat. Lihat Memfilter chat di BarantumChat.
- Di panel kanan Detail Percakapan, klik tab CRM.
Langkah 4: Tab CRM dan kartu Data Terhubung
Hasil: Kartu Data Terhubung tampil dengan baris Contact, Organisasi, Deals, dan Ticket. Baris yang belum berisi data menampilkan tombol Buat. Lanjutkan ke bagian sesuai data yang ingin dibuat.
Membuat kontak
- Pada kartu Data Terhubung, klik Buat di baris Contact. Panel Tambah Kontak terbuka.
Langkah 1: Tombol Buat di baris Contact
- Isi formulir Tambah Kontak (2). Lihat tabel di bawah.
- Klik Simpan di kanan bawah panel (3).
Langkah 2–3: Formulir Tambah Kontak dan tombol Simpan
Mengisi formulir Tambah Kontak
Field | Wajib? | Isi dengan apa | Contoh |
Nama Depan | Ya | Nama pelanggan. Nama ini dipakai sebagai nama kontak di CRM dan nama room di BarantumChat | Halland |
Nama Belakang | Tidak | Nama belakang pelanggan; digabung dengan Nama Depan menjadi nama lengkap | Saputra |
No. Handphone | Ya | Nomor HP pelanggan diawali kode negara, tanpa tanda +. Sistem memakai nomor ini untuk mengenali chat WhatsApp dan telepon masuk dari kontak ini | 62812xxxxxxxx |
Tidak | Email pelanggan. Dipakai untuk mengenali email masuk dan sebagai tujuan Campaign Email | nama***@xxxx.com | |
Pemilik | Tidak | User yang bertanggung jawab atas kontak. Pemilik menentukan siapa yang boleh melihat data ini sesuai role | Rina Wulandari |
Sumber | Tidak | Asal kontak. Nilai ini dipakai di laporan jumlah kontak per sumber |
Catatan: Jika No. Handphone tidak diawali 62, muncul konfirmasi Bukan Nomor Negara Indonesia. Klik Simpan bila nomornya memang nomor luar negeri, atau Batal untuk memperbaikinya.
Hasil: Panel tertutup, muncul notifikasi Berhasil Menyimpan Data di kiri bawah layar, dan baris Contact kini berisi nama kontak dengan tombol Buka.
Hasil: notifikasi Berhasil Menyimpan Data
Hasil: baris Contact berisi nama kontak dan tombol Buka
Melihat detail kontak
- Klik Buka di baris Contact. Panel kanan berganti menjadi detail kontak, menggantikan Detail Percakapan (4). Bagian atasnya menampilkan nama kontak, di bawahnya tab Detail, Aktivitas, Komentar, dan Dokumen. Tab Detail berisi field kontak yang tadi disimpan.
- Klik ikon Lihat Detail di kanan atas (5a) untuk membuka halaman lengkap kontak di modul CRM pada tab baru browser. Untuk menutup detail dan kembali ke percakapan, klik ikon panah kiri di kiri atas (5b).
Langkah 4–5: Detail kontak di panel kanan
Catatan: Pada room Live Chat yang pengunjungnya belum dikenali (widget tidak mengirim telepon atau email), baris Contact juga menampilkan tombol Tautkan. Klik Tautkan bila pengunjung itu sudah tersimpan sebagai kontak, lalu pilih kontaknya. Klik Buat bila pengunjung belum ada di CRM.
Menambah atau menautkan organisasi
Organisasi baru bisa diisi setelah baris Contact berisi kontak. Sebelum itu, baris Organisasi hanya menampilkan Buka yang tidak aktif.
Tombol | Pakai saat | Yang terjadi |
Tambah | Perusahaan pelanggan belum ada di CRM | Panel Buat Organisasi Baru terbuka untuk membuat organisasi baru |
Tautkan | Perusahaan pelanggan sudah ada di CRM, karena kontak lain dari perusahaan itu sudah tersimpan | Muncul kolom Pilih Organisasi untuk memilih organisasi yang sudah ada, sehingga tidak ada data ganda |
- Pastikan baris Contact sudah berisi nama kontak. Jika belum, kerjakan dulu bagian Membuat kontak di atas.
- Di baris Organisasi, klik Tambah (2a) untuk organisasi baru, atau Tautkan (2b) untuk organisasi yang sudah ada.
Langkah 2: Tombol Tambah dan Tautkan di baris Organisasi
Jika memilih Tambah
- Isi formulir Buat Organisasi Baru (3). Lihat tabel di bawah.
- Klik Simpan di kanan bawah panel (4).
Langkah 3–4: Formulir Buat Organisasi Baru dan tombol Simpan
Mengisi formulir Buat Organisasi Baru
Field | Wajib? | Isi dengan apa | Contoh |
Nama Organisasi | Ya | Nama resmi perusahaan pelanggan. Nama ini tampil di daftar, halaman detail, dan pilihan organisasi di modul lain | PT Sinar Contoh Abadi |
Industri | Tidak | Bidang usaha perusahaan, pilih dari daftar | Retail |
Telepon | Tidak | Nomor kantor diawali kode negara. Nomor ini dihubungi di Campaign Calls | 6221xxxxxxx |
Tidak | Email umum perusahaan | info***@xxxx.com | |
Pemilik | Tidak | User yang bertanggung jawab atas organisasi; menentukan hak akses data | Rina Wulandari |
Kota | Tidak | Kota kantor perusahaan | Jakarta |
Jika memilih Tautkan
- Klik kolom Pilih Organisasi, ketik sebagian nama perusahaan, lalu klik nama organisasinya di daftar (3).
Langkah 3: Kolom Pilih Organisasi dan daftar organisasi
- Klik ikon centang hijau di sebelah kanan kolom (4) untuk menyimpan. Klik ikon silang merah bila batal.
Langkah 4: Ikon centang untuk menyimpan organisasi yang dipilih
Hasil: Baris Organisasi berisi nama organisasi dengan tombol Buka (1). Organisasi ini juga tercatat sebagai organisasi kontak tersebut. Untuk Tambah, muncul juga notifikasi Berhasil Menyimpan Data.
Hasil: baris Organisasi berisi nama organisasi dan tombol Buka
Melihat detail organisasi
- Klik Buka di baris Organisasi. Panel kanan berganti menjadi detail organisasi, menggantikan Detail Percakapan (5). Bagian atasnya menampilkan nama organisasi, di bawahnya tab Detail, Aktivitas, Komentar, dan Dokumen. Tab Detail berisi field organisasi yang tadi disimpan.
- Klik ikon Lihat Detail di kanan atas (6a) untuk membuka halaman lengkap organisasi di modul CRM pada tab baru browser. Untuk menutup detail dan kembali ke percakapan, klik ikon panah kiri di kiri atas (6b).
Langkah 5–6: Detail organisasi di panel kanan
Membuat deal
- Pada kartu Data Terhubung, klik Buat di baris Deals. Panel Buat Deals terbuka.
Langkah 1: Tombol Buat di baris Deals
- Isi formulir Buat Deals (2). Field Kontak dan Organisasi sudah terisi dari kontak room ini. Lihat tabel di bawah.
Langkah 2 dan 4: Formulir Buat Deals dan tombol Simpan
- Klik field Tahap Penjualan, lalu pilih tahap deal saat ini (3). Pilihan dikelompokkan per pipeline: judul tebal adalah nama pipeline, di bawahnya daftar tahapnya. Tahap yang Anda pilih sekaligus menentukan pipeline deal.
Langkah 3: Pilihan Tahap Penjualan dikelompokkan per pipeline
- Klik Simpan di kanan bawah panel (lihat gambar Langkah 2, tanda 4).
Mengisi formulir Buat Deals
Field | Wajib? | Isi dengan apa | Contoh |
Nama Deal | Ya | Nama peluang penjualan yang mudah dikenali: produk/paket + nama pelanggan | Paket Langganan Tahunan |
Jumlah | Ya | Perkiraan nilai deal dalam Rupiah. Nilai ini dijumlahkan di laporan; jika kosong atau 0, sistem memakai total harga produk | 12.000.000 |
Tahap Penjualan | Ya | Posisi deal di pipeline saat ini. Untuk deal baru dari chat, pilih tahap pertama pipeline yang sesuai | Pipeline Utama > Prospek |
Perkiraan Tanggal Penutupan | Ya | Tanggal deal diperkirakan closing. Terisi otomatis 45 hari dari hari ini; ubah bila perlu | 14/12/2026 |
Pemilik Deal | Ya | Sales yang menangani deal; menentukan hak akses dan filter "data saya" | Rina Wulandari |
Sumber Deal | Tidak | Asal deal, dipakai di laporan | Website |
Kontak | Tidak | Terisi otomatis dari kontak room | Halland |
Organisasi | Tidak | Terisi otomatis dari organisasi kontak | PT Sinar Contoh Abadi |
Arti pilihan Tahap Penjualan:
Jenis tahap | Contoh di gambar | Arti |
Tahap berjalan | Prospek, Kualifikasi, Penawaran, Negosiasi | Deal masih diproses. Deal tampil di kolom tahap ini pada tampilan Pipeline |
Tahap menang | Close Won | Deal berhasil. Tanggal tutup deal terisi otomatis |
Tahap kalah | Close Lost | Deal gagal. Tanggal tutup terisi otomatis dan muncul field alasan kalah yang perlu diisi |
Hasil: Panel tertutup, muncul notifikasi Berhasil Membuat Deals di kiri bawah layar, dan baris Deals berisi nama deal dengan tombol Buka (1).
Hasil: baris Deals berisi nama deal dan tombol Buka
Melihat detail deal
- Klik Buka di baris Deals. Panel kanan berganti menjadi detail deal, menggantikan Detail Percakapan (5). Bagian atasnya menampilkan nama deal dan pipeline-nya, di bawahnya tab Detail, Aktivitas, Komentar, dan Dokumen. Tab Detail berisi field deal yang tadi disimpan.
- Klik ikon Lihat Detail di kanan atas (6a) untuk membuka halaman lengkap deal di modul CRM pada tab baru browser. Untuk menutup detail dan kembali ke percakapan, klik ikon panah kiri di kiri atas (6b).
Langkah 5–6: Detail deal di panel kanan
Catatan: Satu room chat menampilkan satu deal tertaut. Jika baris Deals sudah berisi deal, tombolnya Buka, bukan Buat.
Membuat tiket
- Pada kartu Data Terhubung, klik Buat di baris Ticket. Panel Create Tickets terbuka.
Langkah 1: Tombol Buat di baris Ticket
- Isi formulir Create Tickets (2). Field Kontak, Organisasi, dan Ditangani Oleh sudah terisi dari room ini. Lihat tabel di bawah.
Langkah 2 dan 5: Formulir Create Tickets dan tombol Simpan
- Klik field Status, lalu pilih status awal tiket (3). Pilihan dikelompokkan per pipeline tiket.
Langkah 3: Pilihan Status tiket dikelompokkan per pipeline tiket
- Klik field Prioritas, lalu pilih tingkat urgensinya (4).
Langkah 4: Pilihan Prioritas tiket
- Klik Simpan di kanan bawah panel (lihat gambar Langkah 2, tanda 5).
Mengisi formulir Create Tickets
Field | Wajib? | Isi dengan apa | Contoh |
Subjek | Ya | Ringkasan keluhan dalam satu kalimat. Subjek tampil sebagai nama tiket di kartu Data Terhubung | Tidak bisa login ke aplikasi |
Status | Ya | Tahap penanganan tiket. Untuk tiket baru dari chat, pilih status pertama | Baru |
Prioritas | Ya | Tingkat urgensi; menentukan batas SLA waktu respons | High |
Kategori | Tidak | Jenis keluhan, pilih dari daftar | Kendala Teknis |
Kontak | Tidak | Terisi otomatis dari kontak room | Halland |
Organisasi | Tidak | Terisi otomatis dari organisasi kontak | PT Sinar Contoh Abadi |
Ditangani Oleh | Ya | Agen yang menangani tiket. Terisi otomatis dengan agen yang menangani room ini | Rina Wulandari |
Kanal | Tidak | Asal keluhan | |
Deskripsi | Tidak | Detail keluhan: apa yang terjadi, sejak kapan, dan apa yang sudah dicoba pelanggan | Pelanggan tidak bisa login sejak pagi, sudah coba reset password. |
Arti pilihan Status dan Prioritas:
Pilihan | Arti |
Status berjalan (contoh: Baru, Ditangani, Menunggu Pelanggan) | Tiket masih terbuka dan waktu SLA berjalan |
Status selesai (contoh: Selesai) | Tanggal tutup tiket terisi otomatis dan menjadi dasar perhitungan SLA waktu penyelesaian |
Critical, High, Medium, Low | Tingkat prioritas dari paling mendesak ke paling ringan. Prioritas menentukan batas SLA waktu respons |
Hasil: Panel tertutup, muncul notifikasi Berhasil Menyimpan Data di kiri bawah layar, dan baris Ticket berisi subjek dan nomor tiket dengan tombol Buka (1).
Hasil: baris Ticket berisi subjek, nomor tiket, dan tombol Buka
Melihat detail tiket
- Klik Buka di baris Ticket. Panel kanan berganti menjadi detail tiket, menggantikan Detail Percakapan (6). Bagian atasnya menampilkan subjek dan nomor tiket, di bawahnya tab Detail, Aktivitas, Komentar, dan Dokumen. Tab Detail berisi field tiket yang tadi disimpan.
- Klik ikon Lihat Detail di kanan atas (7a) untuk membuka halaman lengkap tiket di modul CRM pada tab baru browser. Untuk menutup detail dan kembali ke percakapan, klik ikon panah kiri di kiri atas (7b).
Langkah 6–7: Detail tiket di panel kanan
Catatan: Pada room WhatsApp dengan pengaturan tiket kedua, kartu menampilkan Ticket #1 dan Ticket #2. Baris Ticket #2 muncul setelah Ticket #1 dibuat.
Tips: Jika setiap chat masuk perlu otomatis menjadi tiket, gunakan Membuat tiket otomatis dari setiap chat masuk.
Memastikan berhasil
- Lihat kartu Data Terhubung: setiap baris yang Anda isi menampilkan nama data dan tombol Buka (lihat Gambar 1).
- Klik Buka di baris yang ingin dicek, lalu cek isinya di tab Detail. Tampilan detailnya sama seperti di bagian Melihat detail pada setiap data di atas.
- Klik ikon panah kiri untuk kembali ke percakapan.
Setelah ini apa?
Data yang Anda buat dari room chat adalah data CRM biasa. Tim lain bisa melihat dan melanjutkannya dari menu CRM di navigasi atas:
Data | Muncul di | Langkah berikutnya |
Kontak | CRM > Kontak | Lengkapi data kontak dan catat tindak lanjut. Lihat Follow-up lead: telepon, chat, meeting, dan tugas |
Organisasi | CRM > Organisasi | Kontak lain dari perusahaan yang sama bisa ditautkan ke organisasi ini |
Deal | CRM > Deals, di kolom tahapnya pada tampilan Pipeline | Pindahkan deal ke tahap berikutnya seiring progres penjualan. Lihat Membuat deal dan memindahkannya antar-stage di Pipeline |
Tiket | Modul Tiket | Catat penanganan sampai tiket selesai. Lihat Membuat dan menangani tiket keluhan pelanggan |
Percakapan yang tertaut minimal ke satu data ikut terhitung di laporan dan riwayat pelanggan.
Selanjutnya: Membuat auto respond di BarantumChat agar pelanggan langsung mendapat balasan saat chat masuk.
Jika tidak sesuai
Masalah | Penyebab | Cara memperbaiki |
Muncul notifikasi gagal saat menyimpan | Ada field wajib yang kosong, atau penyimpanan gagal | Lengkapi semua field bertanda bintang merah (), lalu klik Simpan* lagi |
Baris Organisasi hanya menampilkan Buka yang tidak aktif | Room chat belum tertaut ke kontak | Buat atau tautkan kontak dulu di baris Contact |
Organisasi tidak muncul di daftar Pilih Organisasi | Organisasi belum ada di CRM | Klik ikon silang merah, lalu pakai Tambah untuk membuat organisasi baru |
Tahap atau status yang dibutuhkan tidak ada di daftar | Pipeline belum memuat tahap atau status tersebut | Minta Admin mengubah pipeline |
Tidak ada tombol Buat, hanya Buka | Room chat sudah tertaut ke data itu | Klik Buka untuk melihat datanya. Data tambahan untuk pelanggan yang sama dibuat dari modul CRM terkait |
Baris pertama bernama Prospek, bukan Contact | Room chat ini tertaut ke modul Prospek (lead) | Buat data prospek dari baris Prospek. Baris Organisasi dan Ticket tidak tampil untuk room prospek |
Data salah setelah disimpan | Salah isi saat membuat | Klik Buka, lalu Lihat Detail untuk membuka dan mengubah datanya di modul CRM |
Masih bermasalah? Hubungi tim support lewat live chat di pojok kanan bawah support.barantum.com atau email support@barantum.com.