Panduan Lengkap Fitur Email di BarantumChat

Room email adalah tempat tim Anda membaca dan membalas email pelanggan langsung dari BarantumChat. Tampilannya mengikuti pola aplikasi email: satu utas per percakapan, dengan Balas, Balas semua, Teruskan, dan catatan internal untuk tim.

Sebelum memulai

• Email perusahaan sudah terhubung ke BarantumChat. Lihat Menghubungkan email ke BarantumChat.
• Email pelanggan masuk ke Pesan Masuk bersama channel lain. Untuk menampilkan email saja, pakai filter channel. Lihat Memfilter chat di BarantumChat.

Mengenal tampilan room email

Klik percakapan email di daftar chat untuk membuka room-nya. Bagian atas room (header) menampilkan nama pelanggan, alamat emailnya, dan akun email perusahaan yang menerima email tersebut.

Gambar 1: Header room email

Jika percakapan sedang dikunci, di kiri tombol status tampil chip kunci: Milikmu bila Anda pemiliknya, atau Tim {nama tim} bila dikunci untuk tim. Arahkan kursor ke chip untuk membaca keterangannya.

Membaca utas email

Semua email dalam satu percakapan tersusun sebagai utas, dari yang terlama di atas sampai yang terbaru di bawah.

Gambar 2: Utas email, pesan yang diringkas, dan baris aksi

• Pesan ringkas (1): email lama tampil satu baris berisi nama pengirim, cuplikan isi, ikon lampiran, dan tanggal. Klik baris itu untuk membukanya.
• N pesan sebelumnya (2): jika utas panjang, hanya email pertama dan dua email terakhir yang tampil. Klik penanda ini untuk menampilkan sisanya.
• Baris aksi (3): tombol Balas, Balas semua, Teruskan, dan Catatan internal di bawah email terakhir. Balas semua hanya muncul jika email terakhir punya lebih dari satu penerima.

Email terbaru selalu terbuka penuh. Tanggal hari ini tampil sebagai jam dan selisih waktu, misalnya 08.31 (1 jam lalu). Kutipan email lama di dalam isi pesan disembunyikan di balik tombol •••; klik untuk menampilkannya.

Melihat detail pengirim dan penerima

Klik Detail di bawah nama pengirim untuk melihat Dari, Kepada, Cc, Bcc (jika ada), Tanggal, dan Subjek email tersebut.

Gambar 3: Detail pengirim dan penerima email

Aksi pada setiap email

Setiap email yang terbuka punya ikon Bookmark, Balas, dan Balas semua di samping tanggal. Klik ikon titik tiga (Aksi lainnya) untuk pilihan lengkap.

Gambar 4: Menu aksi pesan

Catatan: Tandai belum dibaca berlaku untuk seluruh percakapan, bukan hanya email yang dipilih.

Membalas email

1. Di baris aksi, klik Balas. Kartu balasan terbuka tepat di bawah email terakhir.
2. Periksa penerima di kepala kartu. Klik baris Kepada untuk mengubahnya (1).
3. Ketik balasan Anda. Tanda tangan default Anda otomatis tersisip.
4. Klik Kirim (2).

Gambar 5: Kartu balasan dengan kolom penerima terbuka

Hasil: Muncul notifikasi Email terkirim dan balasan Anda tampil di utas.

Tips: Kotak tulis bisa diperbesar. Seret garis di tepi bawah kotak, atau klik ikon Perbesar kotak tulis di pojok kanan atas kartu. Klik dua kali garis itu untuk kembali ke ukuran awal.

Mengubah penerima

Klik baris penerima untuk membuka kolom Kepada, Cc, dan Bcc. Klik Cc atau Bcc di kanan untuk menampilkan kolomnya.

• Ketik nama atau alamat email, lalu tekan Enter, koma, atau Tab. Saran kontak muncul di bawah kolom saat Anda mengetik.
• Klik x pada chip untuk menghapus penerima, atau tekan Backspace untuk menghapus yang terakhir.
• Alamat yang salah ditandai merah dengan keterangan alamat tidak valid. Email tidak bisa dikirim sebelum alamat itu diperbaiki.
• Penerima di luar domain perusahaan diberi label eksternal.

Setiap room menyimpan Penerima tetap room, yaitu isian awal penerima untuk setiap balasan. Jika Anda mengubah penerima, perubahan itu hanya berlaku untuk balasan ini dan muncul keterangan Hanya untuk balasan ini.

Gambar 6: Penerima khusus balasan ini

• Klik Jadikan penerima tetap room agar balasan berikutnya memakai penerima yang sama.
• Klik Kembalikan untuk kembali ke penerima tetap room.

Daftar penerima tetap room bisa dilihat di panel Detail Percakapan > tab Ringkasan.

Balas semua, Teruskan, dan Ubah subjek

Klik ikon panah di kiri atas kartu balasan untuk mengganti jenis balasan tanpa kehilangan teks yang sudah diketik.

Gambar 7: Mengganti jenis balasan

Catatan: Email selalu dikirim dari akun email room tersebut. Akun pengirim tidak bisa diganti di kartu balasan.

Alat di kotak tulis

Gambar 8: Opsi kirim dan alat kotak tulis

Opsi kirim (1). Klik panah di samping tombol Kirim:

• Kirim & selesaikan: mengirim balasan sekaligus menyelesaikan percakapan.
• Kirim lalu tulis catatan: mengirim balasan, lalu langsung membuka kartu catatan internal.

Ikon alat (2), dari kiri ke kanan:

Draf (3). Isi kotak tulis tersimpan otomatis per room di browser Anda, ditandai Draf tersimpan dan jamnya. Saat Anda pindah room, draf tidak hilang, dan daftar chat menampilkan Draf: di bawah nama pelanggan. Klik ikon tempat sampah (Buang draf) untuk menghapus draf beserta lampirannya.

Menempel teks dari Word, Excel, atau web

Saat Anda menempel (paste) konten berformat, BarantumChat merapikannya agar tampil baik di kotak masuk pelanggan. Setelah menempel, muncul pilihan:

• Rapikan (default): struktur, warna, tebal/miring, dan tabel dipertahankan; font dan ukuran bawaan dibuang.
• Format asli: tampilan sumber dipertahankan apa adanya. Tampilannya bisa berbeda di Outlook atau HP pelanggan.
• Teks saja: hanya teks tanpa format. Pintasannya Ctrl+Shift+V.

Screenshot yang ditempel masuk ke isi email. Gambar di atas 2 MB otomatis dijadikan lampiran agar email tidak ditolak server.

Pemeriksaan sebelum email terkirim

Sebelum mengirim, BarantumChat memeriksa beberapa hal:

• Lupa lampiran? muncul jika balasan menyebut kata seperti "lampiran" atau "terlampir" tetapi belum ada file.
• Masih ada variabel kosong muncul jika isi email masih memuat teks variabel seperti {{nama}}. Pilih Perbaiki dulu atau Tetap kirim.
• Selama 10 detik setelah Anda klik Kirim, tombol Urungkan tampil di notifikasi. Klik untuk membatalkan; isi balasan kembali ke kotak tulis.

Peringatan: Urungkan hanya berlaku selama Anda tetap di room itu. Jika Anda pindah room sebelum 10 detik, email langsung terkirim.

Lampiran email

Lampiran tampil sebagai chip berisi nama dan ukuran file di atas isi email.

• Klik chip untuk membuka pratinjau. Gunakan panah untuk berpindah ke lampiran lain di percakapan yang sama.
• Klik ikon unduh pada chip untuk mengunduh file.
• Klik titik tiga pada chip untuk Pratinjau, Unduh, Teruskan dengan lampiran ini, atau Salin tautan.

Catatan: Teruskan dengan lampiran ini meneruskan seluruh email beserta semua lampirannya, bukan hanya satu file.

Menulis catatan internal

Catatan internal hanya terlihat oleh tim dan tidak dikirim ke pelanggan.

1. Di baris aksi, klik Catatan internal.
2. Ketik catatan di kolom Tulis catatan… (1).
3. Klik Simpan (2).

Gambar 9: Menulis catatan internal

Hasil: Catatan tampil di utas sebagai kartu kuning berlabel catatan internal.

Menyelesaikan percakapan

1. Klik tombol status di header room.
2. Pilih Selesaikan.

Jika masih ada draf yang belum dikirim, muncul konfirmasi Masih ada balasan yang belum dikirim. Draf tidak ikut terkirim.

Hasil: Di bawah room tampil banner Percakapan sudah selesai. Anda tetap bisa menulis catatan lewat tombol Catatan.

Gambar 10: Banner percakapan selesai

Tips: Jika pelanggan membalas lagi, percakapan otomatis terbuka kembali.

Arti banner di room email

Jika room tidak bisa dibalas, kotak tulis diganti banner berikut.

Pintasan keyboard

Pintasan berlaku saat kursor tidak berada di kolom teks. Tekan ? di room email untuk menampilkan daftarnya.

Artikel terkait

• Menghubungkan email ke BarantumChat
• Membuat tanda tangan email pribadi di BarantumChat
• Menambahkan catatan internal di room chat BarantumChat
• Memfilter chat di BarantumChat

Masih bermasalah?

Hubungi tim support lewat live chat di pojok kanan bawah support.barantum.com atau email support@barantum.com.