Menambahkan Lead: Input Manual atau Impor dari Excel/CSV
Lead (di menu disebut Prospek) adalah data calon pelanggan. Tambahkan lead satu per satu lewat formulir, atau impor banyak lead sekaligus dari file Excel atau CSV.
Kapan memakai cara ini
Situasi | Cara |
Baru dapat satu atau beberapa calon pelanggan (telepon masuk, kartu nama, rekomendasi) | Cara 1: Input manual |
Punya daftar peserta pameran, hasil iklan, atau data dari sistem lama | Cara 2: Impor dari Excel/CSV |
Ingin memperbarui banyak lead lama sekaligus | Cara 2 dengan Data duplikat = Perbarui |
Sebelum memulai
- Anda sudah masuk ke my.barantum.com.
- Akun Anda punya izin membuat data di modul Prospek. Untuk impor, juga izin impor.
- Admin dapat mengubah nama modul, field, field wajib, dan pilihan dropdown untuk perusahaan Anda. Panduan ini memakai tampilan bawaan, jadi label atau pilihan di akun Anda bisa berbeda.
- Input manual: siapkan minimal nama calon pelanggan. Nomor ponsel atau email memudahkan tim menghubunginya.
- Impor: siapkan file .xls, .xlsx, .xlsm, .xlsb, atau .csv. Baris pertama berisi judul kolom, data mulai baris kedua.
Cara 1: Input lead manual
- Di navigasi atas, klik CRM (1a), lalu pilih Prospek (1b) di grup SALES. Daftar Prospek terbuka.
Langkah 1: Menu CRM > Prospek
- Arahkan kursor ke tombol + Prospek (2a) di kanan atas, lalu klik Buat Baru (2b). Formulir Buat Prospek terbuka di sisi kanan.
Langkah 2: Tombol + Prospek > Buat Baru
- Isi field wajib yang bertanda bintang merah: Nama Depan (3a), Status Lead (3b), dan Pemilik Lead (3c). Lengkapi field lain sesuai tabel Mengisi formulir Buat Prospek di bawah.
Langkah 3: Field wajib di formulir Buat Prospek
Klik field Status Lead untuk melihat pilihannya (3b).
Langkah 3: Pilihan Status Lead
- Klik Simpan (4) di kanan bawah formulir.
Langkah 4: Tombol Simpan
- Periksa hasilnya: notifikasi Berhasil Menyimpan Data (5a) muncul di kiri bawah, dan lead baru tampil di baris teratas daftar Prospek (5b).
Langkah 5: Notifikasi Berhasil Menyimpan Data dan lead baru di daftar Prospek
Tips: Klik panah di samping Simpan untuk memilih Simpan dan Tambahkan Lainnya bila ingin langsung mengisi lead berikutnya, atau Simpan dan Duplikat untuk lead dengan data mirip.
Mengisi formulir Buat Prospek
Field | Wajib? | Isi dengan apa | Contoh |
Sapaan | Tidak | Pilih Bapak atau Ibu | Bapak |
Nama Depan | Ya | Nama depan calon pelanggan | Andi |
Nama Belakang | Tidak | Nama belakang | Pratama |
Jabatan | Tidak | Jabatan di perusahaannya | Manajer Pengadaan |
Tidak | Alamat email aktif | andi***@xxxx.com | |
No. Ponsel | Tidak | Nomor diawali kode negara, tanpa tanda + dan tanpa 0 di depan | 62812xxxxxxxx |
Telepon Kantor | Tidak | Nomor kantor, diawali kode negara | 6221xxxxxxx |
Tanggal Lahir | Tidak | Pilih tanggal dari kalender | 12-05-1990 |
Perusahaan | Tidak | Nama perusahaan calon pelanggan | PT Contoh Maju |
Status Lead | Ya | Tahap lead saat ini; terisi New secara bawaan. New = baru masuk, belum dihubungi. Contacted = sudah dihubungi. Qualified = memenuhi kriteria dan layak ditindaklanjuti. Unqualified = tidak memenuhi kriteria | New |
Pemilik Lead | Ya | Sales yang bertanggung jawab atas lead ini; pilih dari daftar user perusahaan Anda | Nama sales |
Sumber Lead | Tidak | Asal lead. Pilihan bawaan: Website, Referensi, Pameran, WhatsApp, Iklan Digital | Pameran |
Alamat, Kota, Provinsi, Kode Pos, Negara | Tidak | Alamat calon pelanggan | Bandung |
Deskripsi | Tidak | Catatan singkat tentang kebutuhan lead | Minta demo produk |
Di bawah field tersebut ada field tambahan perusahaan: Segmen Pelanggan (UMKM, Menengah, Enterprise), Minat Produk, dan Tag. Isi bila perusahaan Anda memakainya.
Cara 2: Impor lead dari Excel/CSV
- Di navigasi atas, klik CRM, lalu pilih Prospek (lihat gambar Langkah 1 di Cara 1).
- Arahkan kursor ke tombol + Prospek (2a), lalu klik Impor Data (2b). Halaman Impor Data terbuka.
Langkah 2: Tombol + Prospek > Impor Data
- Di kolom Berkas Sumber, klik Pilih Berkas (3a), lalu pilih file dari komputer. Anda juga bisa menarik file ke area unggah. Belum punya format? Klik Unduh template (3b), isi sesuai tabel Menyiapkan file impor di bawah, lalu unggah kembali.
Langkah 3: Pilih Berkas atau Unduh template
- Tunggu sampai kartu file berlabel Terbaca (4) muncul. Kartu ini menampilkan jumlah baris dan kolom yang terbaca.
Langkah 4: Kartu berkas berlabel Terbaca
- Atur bagian Pengaturan:
- Sumber pemetaan (5a): pilih Otomatis untuk memetakan kolom baru atau memakai template dari dropdown Pilih mapping tersimpan. Pilih Tersimpan untuk menyimpan pemetaan kali ini sebagai template, lalu isi Nama template mapping (wajib).
- Owner default (5b): pemilik lead untuk baris yang kolom owner-nya kosong. Pilih — Biarkan kosong — bila semua baris sudah punya owner.
- Data duplikat (5c): pilih Perbarui untuk menimpa lead yang sudah ada dengan data dari file, atau Lewati agar baris duplikat tidak diimpor dan lead lama tidak berubah.
Langkah 5: Pengaturan impor
- Di Pemetaan Kolom, klik Auto-map (6a). Kolom yang judulnya cocok dengan field masuk grup Terpetakan otomatis. Untuk kolom di grup Perlu dipetakan, pilih field tujuan di dropdown (6b), atau pilih — Lewati kolom — agar kolom itu tidak diimpor.
Langkah 6: Pemetaan Kolom
- Periksa panel Ringkasan & Pratinjau (jumlah kolom terpetakan dan contoh baris 1), lalu klik Mulai Impor (7).
Langkah 7: Mulai Impor
- Periksa hasilnya: notifikasi Import telah ditambahkan kedalam antrian. Mohon tunggu (8) muncul. Impor berjalan di latar belakang, jadi Anda boleh menutup halaman. Setelah impor selesai, muat ulang daftar Prospek dan cek jumlah lead bertambah. Untuk file besar, pantau statusnya di halaman Download.
Langkah 8: Notifikasi impor masuk antrean
Menyiapkan file impor
Satu baris = satu lead. Samakan judul kolom di baris pertama dengan nama field agar Auto-map langsung memetakannya.
Nama kolom | Wajib? | Contoh isi |
Nama Depan | Ya | Rina |
Nama Belakang | Tidak | Wulandari |
Tidak | rina***@xxxx.com | |
No. Ponsel | Tidak | 62812xxxxxxxx |
Perusahaan | Tidak | PT Contoh Maju |
Sumber Lead | Tidak | Pameran |
Status Lead | Ya | New |
Pemilik Lead | Ya, atau isi Owner default | Nama sales |
Aturan format:
Data | Format | Contoh yang terbaca |
Tanggal | dd-mm-yyyy | 29-12-2018, 29 December 2018, 29 Dec 2018, 29-Dec-2018 |
Tanggal & waktu | dd-mm-yyyy hh:mm | 29-12-2018 08:00, 2018-12-29 08:00, 2018/12/29 08:00 |
Nomor telepon | Diawali kode negara | 6285612345679 |
Catatan: Excel menghapus angka 0 di depan nomor. Tulis nomor dengan kode negara (62…) atau format kolomnya sebagai Text sebelum mengisi.
Untuk mengimpor data ke modul lain, seperti Kontak, Organisasi, dan Deals, lihat Mengimpor data dari Excel atau CSV.
Memperbarui banyak lead lewat impor
Barantum mengenali lead lama dari Leads ID. Aktifkan kolom Leads ID di daftar, ekspor lead yang ingin diubah, ubah isinya di Excel tanpa mengubah kolom ID, lalu impor kembali dengan Data duplikat = Perbarui dan kolom ID dipetakan ke field ID.
Peringatan: Jika kolom ID diubah atau tidak dipetakan, baris itu masuk sebagai lead baru dan membuat duplikat.
Setelah ini apa?
Lead baru tampil di daftar Prospek (menu CRM > Prospek) dengan Status Lead sesuai pilihan Anda (New bila tidak diubah). Pemiliknya adalah user di Pemilik Lead (input manual), atau user di kolom owner / Owner default (impor). Bila pemiliknya bukan Anda, pemilik lead menerima notifikasi data baru.
Gambar 1: Lead baru (1) dan ikon Pratinjau Data (2) di daftar Prospek
Untuk melihat ringkasan lead tanpa meninggalkan daftar, klik ikon mata Pratinjau Data (2) di baris lead tersebut. Panel pratinjau terbuka di sisi kanan daftar.
Gambar 2: Panel pratinjau lead
Di panel ini Anda bisa:
- Melihat Status Lead, Pemilik Lead, dan tanggal dibuat di baris label di bawah nama lead (1). Rincian lain ada di tab Detail, Komentar, Aktivitas, Dokumen, Riwayat Status, dan Log.
- Membuka halaman detail lead lewat ikon Lihat Detail di samping nama lead (2).
- Menutup panel lewat ikon X di pojok kanan atas (3).
Selanjutnya:
- Menindaklanjuti lead: catat panggilan, pertemuan, dan tugas untuk lead ini.
- Mengonversi lead menjadi kontak, organisasi, dan deal: saat lead sudah siap membeli.
Jika tidak sesuai
Masalah | Penyebab | Cara memperbaiki |
Simpan tidak berfungsi atau muncul "Diperlukan" | Ada field wajib yang kosong | Isi field bertanda bintang merah, lalu simpan lagi |
+ Prospek, Buat Baru, atau Impor Data tidak bisa diklik | Peran Anda tidak punya izin | Minta Admin memeriksa hak akses Anda |
Muncul "Format file tidak valid" | File bukan .xls, .xlsx, .xlsm, .xlsb, atau .csv | Simpan ulang file dalam salah satu format itu |
Muncul "Isi dulu nama template mapping" | Sumber pemetaan = Tersimpan | Isi Nama template mapping, atau pilih Otomatis |
Kolom tidak terpasang otomatis | Judul kolom berbeda dari nama field | Pilih field tujuan manual di dropdown |
Tanggal kosong atau salah | Format tanggal di file berbeda | Ubah ke dd-mm-yyyy atau dd-mm-yyyy hh:mm |
Nomor ponsel terbaca salah | 0 di depan hilang atau tanpa kode negara | Tulis nomor diawali 62 |
Lead belum tampil setelah impor | Impor masih di antrean | Tunggu, lalu muat ulang halaman; cek status di halaman Download |
Masih bermasalah? Hubungi tim support lewat live chat di pojok kanan bawah support.barantum.com atau email support@barantum.com.