Mengatur Tiket Otomatis dari Inquiry di Barantum CRM
Atur cara email yang masuk ke modul Inquiry diubah menjadi tiket. Ketiga pengaturan ada di satu tempat: buat tiket otomatis, bagikan pemilik tiket secara bergilir, dan tautkan email bersubjek sama ke satu tiket.
Kapan memakai pengaturan ini
- Tim CS ingin setiap email pelanggan langsung tercatat sebagai tiket tanpa dibuat manual.
- Tiket perlu dibagi rata ke beberapa agen, bukan menumpuk di satu orang.
- Balasan email bersubjek sama sering menjadi tiket baru yang terpisah.
Hasilnya seperti apa?
Setelah disimpan, ketiga pengaturan di bagian Modul Inquiry bernilai Ya: Buat Tiket Cepat (1), Penugasan Pemilik Tiket Secara Bergilir (2), dan Tautkan Tiket ke Tiket Induk Secara Otomatis (3).
Hasil: ketiga pengaturan tiket bernilai Ya
Sebelum memulai
- Anda masuk dengan akun berperan Admin. Menu Pengaturan hanya tersedia untuk Admin.
- Akun email perusahaan sudah terhubung, sehingga email pelanggan masuk ke Inquiry. Lihat Menghubungkan akun email ke modul Inquiry di Barantum CRM.
Fungsi tiap pengaturan
Pengaturan di layar | Fungsi jika dipilih Ya | Kapan dipilih Ya |
Buat Tiket Cepat | Email yang masuk dari Inquiry dibuatkan tiket secara otomatis. | Semua email pelanggan perlu ditangani sebagai tiket. |
Penugasan Pemilik Tiket Secara Bergilir | Pemilik tiket mengikuti user yang ditugaskan menangani email tersebut di BarantumChat (round robin). | Email dibagi bergilir ke beberapa agen. |
Tautkan Tiket ke Tiket Induk Secara Otomatis | Email dengan subjek yang sama disatukan ke satu tiket yang sama (auto chaining). | Pelanggan sering membalas email di utas yang sama. |
Pilih Tidak untuk mematikan pengaturan. Nilai bawaan ketiganya Tidak.
Langkah-langkah
- Klik ikon gear paling kanan di navbar atas untuk membuka Pengaturan, lalu klik kartu General (1).
Langkah 1: Menu General di halaman Pengaturan
- Klik tab Lanjutan (2).
Langkah 2: Tab Lanjutan di menu General
- Gulir ke bagian Modul Inquiry (3).
Langkah 3: Bagian Modul Inquiry di tab Lanjutan
Lakukan langkah 4, 5, atau 6 sesuai pengaturan yang ingin Anda ubah. Setiap baris disimpan terpisah dengan tombol Simpan & Terapkan di baris itu.
- Untuk membuat tiket otomatis, pada Buat Tiket Cepat pilih Ya (4a), lalu klik Simpan & Terapkan (4b). Notifikasi hijau muncul di kiri bawah (4c).
Langkah 4: Pilih Ya pada Buat Tiket Cepat (4a), lalu Simpan & Terapkan (4b)
Langkah 4: Notifikasi pengaturan tersimpan (4c)
- Untuk membagi pemilik tiket bergilir, pada Penugasan Pemilik Tiket Secara Bergilir pilih Ya (5a), lalu klik Simpan & Terapkan (5b). Notifikasi hijau yang sama muncul.
Langkah 5: Pilih Ya (5a), lalu Simpan & Terapkan (5b)
- Untuk menyatukan email bersubjek sama, pada Tautkan Tiket ke Tiket Induk Secara Otomatis pilih Ya (6a), lalu klik Simpan & Terapkan (6b).
Langkah 6: Pilih Ya (6a), lalu Simpan & Terapkan (6b)
Hasil: Setiap baris yang disimpan menampilkan notifikasi hijau dan pilihan Ya, seperti gambar di bagian Hasilnya seperti apa?. Pengaturan berlaku untuk email dan tiket berikutnya.
Catatan: Untuk mematikan pengaturan, pilih Tidak lalu klik Simpan & Terapkan di baris yang sama.
Memastikan berhasil
- Muat ulang halaman, buka lagi Lanjutan > Modul Inquiry, dan pastikan pilihan Ya masih terpilih (lihat gambar Hasil).
- Kirim email uji ke alamat email perusahaan yang terhubung, lalu cek modul Tiket: tiket baru dari email itu seharusnya muncul.
Jika tidak sesuai
Masalah | Penyebab | Cara memperbaiki |
Muncul notifikasi oranye Pembaruan Tidak Diterapkan Karena Tidak Ada Perubahan Pada Pengaturan | Pilihan yang Anda simpan sama dengan nilai yang sudah aktif | Tidak perlu tindakan; pengaturan sudah aktif. Untuk mengubah, pilih nilai lain dulu lalu simpan |
Pilihan kembali ke Tidak setelah dimuat ulang | Simpan & Terapkan di baris itu belum diklik | Ulangi langkah di baris tersebut |
Email tidak menjadi tiket | Akun email belum terhubung ke Inquiry, atau Buat Tiket Cepat masih Tidak | Hubungkan akun email, lalu ulangi langkah 4 |
Gambar 1: Notifikasi saat pilihan sama dengan nilai yang sudah aktif (1)
Setelah ini apa?
Pantau tiket yang terbentuk otomatis di modul Tiket, dan atur aturan umum lain (misalnya ID tiket sebagai nama tiket) di artikel terkait.